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Toda nova tecnologia passa por diversas fases de adoção pelo público. Algumas ficam pelo caminho, enquanto outras rendem lucros inimagináveis. A automação RPA está em sua primeira década de vida, mas já é apontada como uma tecnologia promissora para as empresas, com fortes perspectivas de adoção.

Um estudo da consultoria Symphony Ventures realizado em 2016 aponta que 58% dos executivos entrevistados acredita que a tecnologia RPA já atingiu um grau de maturidade considerável. Por outro lado, 42% ainda consideram a RPA imatura ou muito imatura, indicando que ainda existem dúvidas e questionamentos sobre o que é e como funciona a RPA.

Elencamos abaixo as perguntas mais comuns sobre RPA para que você possa conhecer melhor esse tipo de solução e entender como sua empresa pode se beneficiar. Acompanhe:

1. O que é RPA?

A Robotic Process Automation (RPA) é um tipo específico de automação que pode ser aplicado em diversas tarefas de escritório.

A RPA se baseia na tecnologia de raspagem de tela (screen scrapping), mas também permite a criação de robôs que executam atividades em ambientes virtuais — da mesma maneira que um humano, mas com precisão infalível.

2. Como a RPA é aplicada nas empresas?

Implementar uma solução RPA é semelhante a treinar um novo funcionário. A programação do robô não é feita por meio de códigos complexos, mas pela orientação de um operador humano, que demonstra os passos e regras da tarefa.

Uma vez que o robô desenvolve o aprendizado da tarefa, passa a executá-la sem a necessidade de orientação constante na mesma interface utilizada pelos funcionários humanos. Quando o robô identifica uma etapa não prevista, a demanda é encaminhada automaticamente para um supervisor.

Além disso, em vez de substituir outros softwares utilizados na empresa,a RPA navega na camada visual para coletar informações. Em outras palavras, não é necessário conceder acessos privilegiados ao seu ERP, o que reduz preocupações acerca da segurança.

3. A RPA reduzirá a necessidade de funcionários na minha empresa?

Depende de como o empresário enxerga a solução. A RPA é indicada sobretudo para tarefas repetitivas, baseadas em regras e que exigem alto grau de precisão e foco.

Essas atividades podem ser facilmente designadas para máquinas, enquanto funcionários humanos podem ser relocados para tarefas que exigem maior esforço intelectual e criatividade, agregando mais valor para a empresa.

Dessa maneira, aumenta-se a demanda por profissionais mais especializados em diversas áreas, enquanto o trabalho pesado automático, pouco desafiador e que não gera satisfação, é legado para os robôs virtuais.

4. Em quais atividades a RPA pode ser implementada?

A RPA pode ser inserida nas rotinas de empresas de qualquer setor, em qualquer departamento. As áreas que mais têm se destacado pela adoção de RPA incluem Finanças, Contabilidade, Controladoria, Compliance e Pagamentos.

O setor financeiro é o que tem demonstrado maior interesse na RPA, uma vez que boa parte dos processos é baseada em regras e requer precisão e confiabilidade.

No entanto, é possível implementar soluções RPA em setores como Varejo e Serviços. O setor de seguros, por exemplo, pode ser beneficiado com a RPA nos canais de atendimento, especificamente na geração de segunda via de boletos e em períodos onde há grande demanda sazonal (a exemplo da época de declaração do Imposto de Renda).

Os processos robotizados mais comuns envolvem etapas como entrada de dados em planilhas, copiar e colar dados, navegação em bases de dados, emissão de ordens de pagamento, acionamento de comandos e transferências de arquivos.

5. Qual a diferença entre RPA e os demais tipos de automação?

A RPA, apesar de tecnicamente ser um tipo de automação, tem algumas diferenças fundamentais em relação a recursos como a automação tradicional de processos. A principal é que a implantação e modificação da RPA não requer acesso ao código-fonte — ou seja, o próprio software é capaz de aprender e replicar as etapas de uma tarefa.

Assim, torna-se desnecessário pagar horas adicionais para que uma empresa especializada execute modificações ou resolva problemas direto no código. Com essa economia, é possível obter ganhos em escala sem aumentar os custos com tecnologia.

Outra diferença relevante — e já citada anteriormente — é que a RPA não tem o objetivo de conectar APIs para integração com outros softwares, isto o BPM já o faz muito bem, mas ele transaciona na camada visual (tela) e esta automação pode virar um API, servindo como um middleware de integração.

6. Quais os principais benefícios da RPA para minha empresa?

O principal e mais óbvio é o ganho em escala e produtividade. Dependendo do porte da empresa, o impacto pode ser significativo. Uma solução RPA pode executar uma tarefa com até cinco vezes mais rapidez do que humanos, trabalhando com disponibilidade permanente.

Por obedecer a regras específicas de forma automática, é um operador que, em tese, não comete erros, reduzindo drasticamente as perdas operacionais e atuando com máxima previsibilidade.

Para funcionar em seu máximo potencial, a RPA precisa ser constantemente abastecida com tarefas, o que gera escalabilidade. Há também a redução de custos, uma vez que não é necessário integrar com outros softwares utilizados na empresa via API.

7. A RPA é uma solução sofisticada demais para pequenas e médias empresas?

Grandes empresas têm processos mais complexos e atividades repetitivas e extenuantes demais para serem executadas apenas por humanos. Por esse motivo, elas sentem um maior impacto na redução de tempo e custos.

No entanto, pequenas e médias empresas também podem ser beneficiadas: como são empresas que geralmente operam com margens de lucro estreita, qualquer ganho é importante.

Com a RPA fazendo o trabalho duro e repetitivo, elimina-se o retrabalho e os poucos funcionários podem se dedicar a atividades estratégicas, como vendas e desenvolvimento.

8. Há riscos de segurança com a automação RPA?

Como toda tecnologia, a RPA não é isenta de riscos, embora não se tenha conhecimento de um ataque ou vazamento em larga escala associado a um software RPA.

Há casos em que o robô tem acesso a informações sensíveis da empresa e de seus clientes, como números de cartões de crédito, dados financeiros e endereços. Portanto, a segurança deve ser vista como prioridade diante dos benefícios proporcionados pela tecnologia.

A segurança na RPA deve levar em conta dois fatores principais: segurança dos dados e segurança do acesso. Isso pode ser feito por meio de medidas simples, como o gerenciamento de acessos a dados críticos, atribuição de credenciais e criptografia.

A automação RPA é uma tendência que se consolida ano após ano. Com uma implementação correta, processos bem definidos e etapas claras, esse tipo de software proporciona ganhos sensíveis em tempo, esforço e dinheiro para sua empresa. Por ser uma solução relativamente recente, ainda existem dúvidas acerca de seu potencial, mas seus benefícios são concretos e vão muito além do hype.

Se você quer reduzir custos e aumentar a eficiência do trabalho na sua empresa, continue conosco e descubra como otimizar a automação de processos na sua empresa.

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