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Para se manterem competitivas em um mercado cada vez mais saturado, as empresas tiveram que encontrar uma maneira de oferecer a melhor experiência de usuário possível aos seus clientes. Internamente, o desafio é maximizar a eficiência e manter os custos tão baixos quanto possível. Para responder a essas demandas, a automação de processos RPA (Robotic Process Automation) tornou-se uma ferramenta poderosa e eficaz.

A automação de processos com robótica também simplificou drasticamente uma grande variedade de processos operacionais. Ao transferir muitas dessas tarefas tediosas e manuais de humano para máquina, as empresas conseguiram reduzir significativamente a necessidade de envolvimento humano, o que teve impacto direto em tudo, desde níveis de desempenho e eficiência até problemas e despesas de pessoal.

Como se sabe, quando se atua com TI, você deve otimizar processos de negócios e automatizar processo para gerar escala de resultado. Por isso, é normal que existam dúvidas sobre como resolver esses desafios.

Na indústria de tecnologia da informação, alguns processos de negócios são de natureza transacional, sem serem inteligentes e integrados, de modo que são muito intensivos em tempo e mão de obra.

A automação de processos com robótica é usada para automatizar transações repetitivas de alto volume, fornecendo às empresas análises que podem ajudar a racionalizar e otimizar processos, permitindo que seus funcionários se concentrem em permanecer à frente no mercado.

Pensando nisso, elaboramos este guia completo sobre a automação de processos com RPA, com ênfase em questões relacionadas à entrega de valor analítico. Confira a seguir!

O que é automação de processos RPA?

A automação de processos utiliza bots para automatizar tarefas de rotina em aplicativos de software normalmente executados por funcionários de uma empresa. Esses produtos são usados ​​para economizar tempo e eliminar a necessidade de funcionários para realizar tarefas demoradas, repetitivas e tediosas.

Para desenvolver essas automações, as soluções RPA fornecem ambientes de desenvolvimento para a construção de fluxos de trabalho que os agentes seguem. Esses ambientes de desenvolvimento geralmente são sem código; por isso, eles são acessíveis o suficiente para que os não desenvolvedores possam criar processos necessários.

Como um método alternativo de construção de fluxos de trabalho manualmente, muitas ferramentas também fornecem a capacidade de registrar ações realizadas por um ser humano dentro de uma ferramenta de software que pode ser traduzida em fluxos de trabalho no produto RPA.

Os agentes virtuais realizam ações seguindo esses fluxos de trabalho, com ou sem supervisão ou intervenção humana. O RPA pode ser implantado em qualquer tipo de empresa. Existem inúmeros casos de uso que vão desde infraestrutura de TI até serviços de compras.

É comum que as soluções de RPA contenham alguma forma de inteligência e automação cognitiva de processos, geralmente visão computacional para treinar os agentes de bot em ambientes virtuais ou learning machine em geral para melhorar a tomada de decisão do bot.

Além disso, os produtos da categoria RPA geralmente possuem recursos analíticos e uma plataforma central para manter e controlar todos os bots implantados em toda a empresa.

O software RPA pode ser implementado em qualquer faceta de uma organização em que os processos manuais estão no local, mas são mais utilizados nos serviços de finanças, operacionais, vendas e cadeia de suprimentos.

A RPA como tendência futura

A industrialização rápida, o aumento da penetração da Internet, a inteligência artificial e a crescente demanda por soluções e serviços de automação de processos e negócios são fatores que impulsionam o crescimento do mercado global de RPA.

A tendência atual observada no mercado é o aumento da demanda por ferramentas de automação de processos com RPA dos setores de logística e TI, que é outro fator que impulsiona o crescimento do mercado global.

No entanto, há alguns fatores que restringem o crescimento do mercado global de automação de processos robotizados como altos investimentos de capital e falta de conscientização.

Com isso, numerosas empresas têm se esforçado para desenvolver software RPA livre de códigos, fácil de usar e não disruptivo para acessar sistemas de TI através de aplicativos de interface de usuário.

Os especialistas proclamaram que a mudança de humanos para robôs — um paradigma de automação — melhorará a eficiência do processo e reduzirá os custos gerais, o que prevê a criação de um roteiro rentável para o mercado de automação de processos robóticos.

Quais são as vantagens do processo de automação RPA?

As organizações estão sob pressão para serem mais produtivas e obter melhores resultados com menos recursos. Todos os dias, seus funcionários se esforçam para completar inúmeros processos de negócios demorados que exigem precisão e rapidez. Mas há uma maneira melhor.

Os seres humanos são propensos a erros, e fazer o mesmo uma e outra vez pode ser uma fonte de frustração entre seus funcionários. Automatizar tarefas manuais demonstrou melhorar o engajamento, a produtividade e a conformidade regulamentar dos funcionários.

Graças ao alto volume de transações de muitos processos manuais, seu impacto geralmente se estende além das paredes de uma organização para clientes, fornecedores, parceiros e investidores. Confira a seguir alguns benefícios da automação de processos.

Maior Eficiência de Custo

Da manutenção de livros para o cálculo de prêmios, existe uma ampla gama de trabalhos que podem ser automatizados para serem mais rápidos e precisos.

A mão de obra disponível pode ser alocada para processos que precisam de inteligência humana, interação e discrição. Isso ajuda sua empresa a alcançar a eficiência de custos com uma precisão inquestionável e 100% de adesão aos cronogramas.

Melhor utilização da mão-de-obra

É verdade que a automação liberará muita mão de obra e utilizará melhor os recursos humanos, mas a força de trabalho precisará ser treinada para lidar e trabalhar com softwares robôs e assumir papéis de vigilância, gerenciamento, tomada de decisão e propriedade.

Com um pouco de esforço, esse treinamento pode produzir excelentes resultados ao longo dos anos.

Controle absoluto sobre processos e inovação

Os resultados de eficiência aprimorados são o aumento das novas linhas de negócios, projetos adicionais, pesquisa e inovação e, principalmente, processos e funções terceirizados, a maioria impactando diretamente sua experiência de marca.

A automação permite o controle absoluto de todos os processos, simplificando assim a função de satisfação do cliente e boa vontade a longo prazo.

Melhora da experiência do cliente

Muito já foi falado sobre como a transformação digital permite agilidade organizacional e economia de custos, mas a maior história é o atendimento ao cliente aprimorado. A automação permite que sua organização transforme os funcionários de inserção de dados de rotina em analistas de maior valor e papéis estratégicos.

Os benefícios operacionais claros são drivers para proporcionar o benefício convincente de poder atender aos clientes com informações mais rápidas, melhores e mais valiosas, resultando em uma verdadeira transformação de negócios.

O que deve ser levado em consideração para uma empresa investir em RPA?

A implementação de um novo sistema pode parecer excelente em teoria, no entanto, isso não é tão direto na realidade. O que acontece em todos os negócios é que pessoas e tecnologia são combinadas para atender às demandas externas do cliente.

No entanto, o desafio é muitas vezes que a tecnologia não pode ser adotada na velocidade que o negócio precisa para atender às suas necessidades, e as pessoas são usadas para preencher a lacuna entre tecnologia e processos, aplicando regras de negócios.

Além disso, a maioria das empresas mais antigas têm sistemas legados antigos que podem ser muito difíceis de atualizar, e muitas vezes é mais fácil e mais barato usar as pessoas para esse tipo de trabalho.

Embora as pessoas possam aplicar julgamento, empatia, interpretação e lidar com exceções, a grande desvantagem é que as tarefas são repetitivas e cotidianas.

Tais tarefas repetitivas realizadas por pessoas são muitas vezes sujeitas a erros, que resultam em deficiências operacionais, menor foco no cliente, custos mais altos e um declínio do sentido de motivação entre a força de trabalho.

É aí que os benefícios do RPA entram em jogo, usando uma “força de trabalho virtual” habilitada por robôs de software que permitem às organizações empresariais automatizar essas tarefas cotidianas e repetitivas. Por exemplo, uma força de trabalho virtual de robôs de software pode ser usada para automatizar processos que são governados e hospedados por TI, mas são configurados e controlados pelo negócio.

Em muitos casos, a RPA pode fornecer soluções robustas e automatizadas. As empresas podem investir em upgrades de sistema de transformação que podem levar meses enquanto colhem os benefícios de um programa RPA que automatiza atividades na plataforma que está sendo atualizada.

CEOs visionários farão as compensações de investimento corretas entre diferentes soluções. Por exemplo, ferramentas e arquiteturas especializadas seriam melhores do que ferramentas genéricas, como RPA bots para processos que são semelhantes em todas as organizações.

Escolhas ótimas permitirão que as organizações funcionem de forma eficaz e competem com seus concorrentes, tanto hoje quanto no futuro.

Como você implanta uma plataforma RPA segura, escalável e bem controlada em sua organização?

A resposta é que deve ser uma verdadeira parceria entre a empresa e TI. A equipe de TI se concentrará em governança, controle, conformidade, escalabilidade, segurança e as regras de engajamento da RPA.

As operações priorizarão ter uma estrutura de modelo operacional que permita uma plataforma extensível que possa ser aplicada a vários processos diferentes, com o potencial de ampliar em toda a organização.

O RPA fornece uma maneira diferente de pensar sobre como os processos de negócios são solucionados, entregues e gerenciados em uma organização. A boa notícia é que o RPA pode utilizar as plataformas de software existentes que já foram implementadas para usuários — plataformas que foram testadas, validadas e integradas nos processos existentes da organização.

Essa abordagem prova fornecer uma solução mais flexível e adaptável que seja capaz de acompanhar as demandas do negócio. Também garante a adesão aos requisitos de conformidade e governança da TI.

A maioria dos negócios têm uma ideia sobre o que é RPA e sobre onde ele pode gerar valor para eles. O que muitos não fizeram é olhar exaustivamente como eles podem aproveitar o RPA e outras ferramentas de automação em toda a paisagem para gerar resultados diferentes.

Qual é o seu quadro de tempo para treinamento?

Quanto tempo é necessário para treinar seus funcionários? Essa é uma consideração fundamental se você estiver planejando fazer isso por meio de sua linha de negócios, porque um certo nível de treinamento será necessário.

Velocidade da implantação

Algumas empresas estão felizes em mover a RPA em toda a sua empresa o mais rápido possível. A sua motivação é realizar economias de custos rapidamente. Outras empresas estão implementando RPA de forma um pouco mais cautelosa — eles querem se certificar de que não adotam o RPA a um ritmo que ele tenha consequências inesperadas.

Pense no papel que seus funcionários vão jogar

Muitos funcionários podem se sentir um pouco desconfortáveis ​​com o nível de automação relacionada ao seu trabalho. As empresas devem ser capazes de transmitir aos empregados a facilidade de adaptação para que se tornem completamente envolvidos nesse processo por estarem em um modo de aprendizagem constante.

Não importa quão sofisticada a automação se torne, a empresa ainda precisa de pessoas que realmente entendem o processo original, que podem ajudar a pensar continuamente sobre a automação em algum processo.

Quais são as diferenças entre RPA e a automação tradicional?

As empresas estão automatizando tarefas há décadas. Da integração de sistemas a ERPs para ferramentas de fluxo de trabalho, a automação não é nada de novo. Usamos isso para combinar as faturas com as operações, melhorar os fluxos de trabalho e, geralmente, acelerar os processos com maior precisão. Então, qual é a diferença da RPA?

A resposta rápida é que a robótica essencialmente replica as interações de um ser humano usando as mesmas interfaces que um ser humano, onde a automação é mais sobre integração direta com sistemas de TI em um nível de dados.

A automação tradicional baseia-se principalmente na programação e depende de APIs e outros métodos de integração para integrar diferentes sistemas. O RPA, por outro lado, imita as ações de um usuário no nível da Interface do Usuário.

Na automação tradicional, o desenvolvedor precisa ter uma boa compreensão do sistema alvo em RPA, uma vez que o robô está imitando as ações do usuário e, enquanto o robô pode seguir exatamente as etapas, não precisamos nos preocupar com a complexidade da subjacente aplicação. Confira os principais pontos de diferenças.

Habilidades de programação

Automação tradicional: o usuário precisa ter habilidades de programação para automatizar a funcionalidade. O requisito de linguagem de programação pode variar com a ferramenta de automação usada. O usuário tem carga de lembrar a sintaxe do idioma.

Automação de processos RPA: o usuário não requer nenhuma habilidade de programação. O usuário não tem nenhum ônus de se lembrar da sintaxe do idioma, pois a automação é tão simples quanto criar um diagrama de fluxograma. O usuário precisa se concentrar em funcionalidades sob automação.

Sistemas complexos

Automação tradicional: devido às limitações da linguagem de programação, talvez não possamos automatizar sistemas complexos.

RPA: imita as ações humanas. Está tendo menor dependência na arquitetura do sistema em teste.

Tempo de teste

Automação tradicional:  é necessária uma quantidade de tempo moderada na automação tradicional. O estudo de viabilidade e a concepção de testes demoram mais tempo.

RPA: é necessário menos tempo. O software RPA é conduzido por processos, que o usuário define na forma de fluxogramas usando o recurso de arrastar e soltar.

Quais são os diferentes tipos de análise de automação RPA?

Essencialmente, existem 3 tipos de ferramentas de automação de processos robotizados no mercado. Veja a seguir.

Soluções de RPA programáveis

As ferramentas mais simples e antigas do mercado. Eles interagem com diferentes sistemas através de integrações e raspagem de tela, permitindo que as ferramentas RPA executem ações como um funcionário.

É preciso programar explicitamente a ferramenta para executar as ações necessárias para replicar um processo ou funcionalidade. Eles trabalham principalmente com dados estruturados em sistemas legados e aproveitam as integrações para completar tarefas.

A maioria inclui uma ferramenta de programação de bot visual que ajuda o programador a modelar o fluxo de processo. Para usuários mais técnicos, as interfaces de programação de bot baseadas em código também estão disponíveis.

Automação cognitiva

A automação cognitiva é um campo emergente, é o futuro das ferramentas RPA. A automação cognitiva — também chamada automação inteligente — trata de dados estruturados e desestruturados, incluindo relatórios pesados ​​de texto.

Essas são as soluções que deixam os consultores e executivos mais entusiasmados. Os fornecedores afirmam que de 70% a 80% das tarefas de conhecimento corporativo podem ser automatizadas com essas ferramentas. Em comparação, as soluções RPA programáveis ​​de primeira geração precisam se concentrar em processos simples e repetitivos.

Para lidar com dados não estruturados, os bots cognitivos precisam ser capazes de aprendizagem e de processamento do idioma. A automação cognitiva é o foco atual para a maioria das equipes de produtos das empresas RPA.

Soluções de autoaprendizagem

As soluções programáveis ​​de RPA interagem com outros sistemas, mas a programação deles é um empreendimento significativo e é o principal trabalho a ser automatizado para permitir o lançamento mais rápido de RPA.

Usando dados históricos (quando disponíveis) e atuais, essas ferramentas monitoram as horas de atividade dos funcionários para entender as tarefas concluídas e para começar a preenchê-las depois de terem confiança suficiente para concluir o processo.

A maioria dessas ferramentas está em fase beta. Como todos sabemos, o aprendizado leva tempo e as máquinas não são diferentes nessa situação.

Há apenas muitas entradas possíveis em um processo. O ingrediente-chave na aprendizagem em máquina é um dado e você precisa alimentar um bot com meses de dados para que seja um aprendiz eficaz. Se esses dados estiverem disponíveis, isso é ótimo.

No entanto, na maioria das vezes as empresas têm acesso aos resultados de um processo — os dados estruturados —, mas os insumos não estruturados não são armazenados por mais de um mês. Se for esse o caso, a coleta de dados precisará começar o mais rápido possível e pode demorar alguns meses, dependendo do processo específico a ser automatizado.

Como o RPA aumenta o valor da transformação digital?

O valor da RPA para a maioria dos primeiros adotadores de hoje reside na digitalização de processos manuais rudimentares.

A eficácia digital é tudo sobre organizações que desfrutam de fluxos de processos em tempo real forjados através da eliminação de pontos de interrupção de processos manuais e ligação inteligente de padrões de dados nas empresas.

O software robótico fornece o valor do conjunto de dados — a capacidade de coletar dados de várias fontes diferentes e agregá-los em uma fonte e formato que podem ser facilmente utilizados pela inteligência de negócios existente ou outros tipos de modelagem e análise.

O RPA é um componente crítico na facilitação dessa jornada, mas, em última análise, é todo o processo, e não a soma das partes, que é importante para a verdadeira eficácia em tempo real.

Trata-se de uma unidade de organização integrada, em que as equipes funcionam de forma autônoma em todas as funções e processos operacionais para promover fluxos de dados em tempo real e tomada de decisão rápida, com base na reunião de resultados definidos.

Em suma, cada conjunto de dados restringe a visão analítica que torna os proprietários de processos contribuidores estratégicos para o negócio. Não é possível criar valor — ou transformar uma operação comercial — sem dados convergentes e em tempo real.

Organizações dirigidas digitalmente devem buscar um tipo de RPA para suportar o negócio, automatizando processos manuais, digitalizando documentos manuais para criar conjuntos de dados convergentes e abraçando a nuvem de forma a possibilitar escalabilidade e segurança genuínas para uma organização digital.

As organizações simplesmente não podem ser eficazes com uma estratégia digital sem automatizar processos de forma inteligente — trata-se de fazer os processos serem executados digitalmente para que as organizações inteligentes possam expandir seus negócios digitais e criar novos trabalhos e oportunidades.

Esse é o lugar onde a RPA adiciona mais valor hoje. No entanto, à medida que mais processos se tornam digitalizados, mais valor podemos extrair de aplicativos cognitivos que alimentam padrões de dados para ajudar a orquestrar cadeias de processos mais inteligentes e mais amplas.

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