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Até há pouco tempo, falar em robôs revolucionando os negócios era falar de máquinas que simplificavam a rotina no chão de fábrica. Eram caros e muito pouco acessíveis para empresas de pequeno e médio porte que, consequentemente, perdiam em produtividade para os grandes players do mercado.

Até que chegou a transformação digital e nossa perspectiva sobre o uso de robôs na rotina de trabalho mudou. Com ela, veio com força a automatização de processos com o RPA software!

Chamamos de transformação digital algo que é imperativo para todos os negócios, independentemente do tamanho. Trata-se da integração de tecnologias digitais em todas as áreas de uma empresa. Essas tecnologias funcionam facilitando rotinas de trabalho ou mesmo automatizando-as completamente.

Entretanto, a automatização por si só não é suficiente para resolver os problemas de uma organização. Muitas vezes, o que acontece é a adoção de uma série de tecnologias que não se integram e por isso acabam prejudicando a produtividade e os resultados. É aí que entra RPA, ou Robotic Process Automation.

Neste post você entenderá o que essa tecnologia significa para os negócios e quais resultados ela pode proporcionar.

O que é RPA?

RPA é um dos componentes mais importantes no futuro de um negócio bem-sucedido. Define-se pelo uso de softwares ou serviços para realizar tarefas, da mesma forma como um humano faria. Robotic Process Automation é uma forma de automatizar a execução de projetos complexos, baseados em regras, e obter exatamente o mesmo resultado que se conseguiria ao dedicar um funcionário para essa função.

Com RPA é possível introduzir dados em um sistema, operar aplicações, fazer cálculos complexos e logins/logouts. Por se tratar de uma tecnologia muito dinâmica, pode ser utilizada para as mais variadas tarefas.

Imagine que você precise administrar com mais eficiência um sistema de CRM ou tenha de processar um número enorme de transações em pouco tempo. Todas essas tarefas podem ser administradas com RPA que suporta as principais linguagens de programação disponíveis no mercado: Java, .NET, HTML e Citrix, além de sistemas como SAP e Oracle.

Como é programável, pode ser configurado para funcionar dentro de qualquer sistema baseado em regras. E há uma série de benefícios em adotar Robotic Process Automation na sua empresa.

Um software robô é mais preciso do que um ser humano e por isso consegue executar suas tarefas melhor. Além disso, RPA é ágil, reduz os custos na execução de tarefas repetitivas e ajuda a sua equipe a render mais.

Como RPA e transformação digital se relacionam?

Transformação digital e RPA são temas intimamente ligados, porque para entender o impacto da primeira é preciso conhecer o papel do segundo. Em várias indústrias, como de finanças e e-commerces, RPA vem sendo utilizado para lidar com um grande volume de tarefas. Elas podem incluir (mas não estão limitadas) a transferência de dados, confecção de orçamentos e funções típicas do RH.

Robotic Process Automation é uma das tecnologias que mais auxiliam as empresas a evoluir na transformação digital. Seus robôs em forma de software imitam as ações de funcionários sem que seja preciso mudar as plataformas que permitem seu negócio operar.

Abaixo, você conhece melhor algumas das tarefas que podem ser concluídas com auxílio de RPA. Você verá que os princípios pensar como uma pessoa, agir como uma pessoa e analisar como uma pessoa são o norte que guia essa tecnologia.

Permitindo a leitura de dados não estruturados

RPA pode fazer uso de capacidades cognitivas para estender sua oferta de solução, o que significa que essa tecnologia sabe exatamente como uma pessoa pensaria dentro de um cenário específico. E é por causa disso que ela consegue executar tarefas como a leitura de dados não estruturados.

Dados não estruturados são aqueles que não seguem um formato específico e por isso são difíceis de se administrar com os sistemas que a sua empresa tem em mãos. É uma característica dos dados não estruturados exigir um software específico (de Big Data, por exemplo) ou uma pessoa para interpretar as informações ali dispostas.

Com RPA, dá para obter exatamente os mesmos resultados que a sua empresa teria ao colocar uma pessoa para executar essa função. A tecnologia identifica campos em comum, associa valores e formata novamente seus layouts até torná-los inteligíveis. E pode fazer isso com faturas, documentos do Word ou até mesmo PDFs.

Criando transações sobre telas de sistemas robôs

Quando dizemos que RPA é capaz de agir como uma pessoa, não estamos exagerando. Ao contrário do que acontece com outros softwares de automação (que são capazes de entender uma tarefa e repeti-la infinitamente), RPA faz em cenários muito mais amplos.

Assim como uma pessoa seria capaz de ler informações em uma tela (de um sistema ERP, por exemplo) e identificar transações operacionais relevantes, também um software robô pode fazê-lo. A diferença é que, nesse caso, há ganhos em produtividade e escala que um humano não poderia proporcionar.

Armazenando resultados e gerando visões analíticas dos negócios

Porém, para que a transformação digital realmente atinja os seus objetivos, é preciso conseguir capturar dados e analisá-los de forma a obter insights capazes de mudar a maneira como a sua empresa opera. Em geral, pessoas de carne e osso são muito boas nisso e softwares nem tanto. É fácil para alguém notar uma mudança em um sistema e relacioná-la a uma consequência.

Como softwares RPA são capazes de analisar como uma pessoa, eles mudam a forma como a sua empresa interpreta dados, compilando e analisando em tempo real informações e gravando seus resultados para que eles possam se transformar em reports compreensivos. RPA captura, modifica, valida, reconcilia e gera conhecimento sobre os seus dados.

Como RPA funciona na prática?

Um exemplo útil de como RPA pode ser aplicado em empresas está na forma como um departamento de RH opera. Se hoje ele precisa ler, copiar e colar currículos em um grande banco de talentos, RPA pode reduzir significativamente sua carga de trabalho. É possível automatizar essa tarefas e integrar os sistemas utilizados pelos seus funcionários.

Quando um gestor quiser ter acesso aos dados processados, basta conferir em sua ferramenta de RPA a produtividade dos robôs, seus principais resultados e conferir os processos digitalizados. Se ele perceber a necessidade de incluir mais robôs ou de reduzir a sua força de trabalho virtual, pode fazê-lo com um clique.

Quais as vantagens de um software RPA?

Com tudo isso que falamos, talvez ainda você não tenha vislumbrado inteiramente os benefícios da automatização de processos para a sua empresa. Por isso, compilamos a seguir as principais vantagens que sua empresa não pode perder:

Precisão e qualidade

O RPA foi criado para executar principalmente aquelas etapas repetitivas e cansativas dos processos empresariais, como fazer cruzamento de dados entre sistemas, preenchimento de planilhas etc. São justamente elas que apresentam uma maior taxa de erro humano. Com a robotização, você o elimina completamente.

Ferramentas de auditoria

Com o RPA, todas as ações do robô podem ser gravadas, analisadas e otimizadas. Isso é bastante útil para a realização de auditorias internas e externas. Com isso, sua empresa incorpora processos de compliance, que são essenciais para a imagem dos negócios hoje em dia.

Rapidez

Os processos do back office impedem a velocidade do seu negócio. Os empregados que inserem formulários manualmente em sistemas ou copiam dados entre sistemas impedem a velocidade do seu serviço. Já robôs trabalham com uma capacidade de processamento maior do que a memória de trabalho humana, além de não precisarem de descanso.

Escalabilidade e Flexibilidade

O código de programação da automação de processos é bastante flexível e foi criado para ser extremamente escalável. Desse modo, em vez de destruir e refazer macros e scripts, eles são padronizados para se encaixarem em outros códigos e serem reutilizados.

Então, você pode construir uma biblioteca de componentes ao longo do tempo e usar em outros processos. Assim, os mesmos processos podem ser replicados em outros setores e unidades do seu negócio.

Leveza

trabalho principal do RPA está na camada de apresentação do código, o que reduz a complexidade e acelera o tempo de implementação e inserção no mercado.

Sem perda de informação

Os processos de negócios são automatizados pelas próprias pessoas que os conhecem intimamente. Ou seja, as suas equipes internas trabalharão em conjunto com o desenvolvimento de software para obter uma ferramenta que realmente traduza seus processos empresariais em robotização.

Redução de riscos

Com os três primeiros benefícios que citamos, os processos ficam mais gerenciáveis. Com isso, os riscos de não conformidade com os projetos da empresa são reduzidos.

Continuidade

Outra grande vantagem dos robôs é o fato de eles trabalharem continuamente, 24 horas por dia, todos os dias do ano, sem redução da qualidade. A mão de obra humana é insubstituível para muitas tarefas, mas não se pode negar que, com ela, é impossível atingir esse nível de produtividade.

Redução de custos

Como sua empresa terá diversos processos realizados em menos tempo e com uma menor taxa de erro, certamente os custos se reduzirão significativamente. Porém, se você considerar que um robô também é muito mais barato do que a mão de obra humana, você terá uma redução de custos incrível.

Menor suporte de TI necessário

Nas ferramentas de automação não robotizadas, o suporte de TI deve ser muito mais intenso. Afinal, elas não contam com a capacidade de aprendizado presente no RPA. Ou seja, cada vez que um novo processo é inserido ou modificado, a ferramenta de automação precisará ser codificada novamente para executar novas funções.

Menor necessidade de governança

Sem o RPA, sua empresa provavelmente terá várias ferramentas sem integração. Para realizar essa tarefa, serão necessários funcionários e outras máquinas para eles operarem. Com isso, você aumenta bastante sua infraestrutura de TI e, como consequência, a necessidade de governança será maior. Apenas com um RPA, você elimina esse problema.

Continuidade dos negócios

Outra grande vantagem do RPA vem do fato de ele não estar preso a um determinado servidor ou localidade, ele pode ser operado em qualquer lugar desde que haja as condições necessárias para seu funcionamento.

Segurança

Há determinados riscos de segurança da informação que estão diretamente ligados à mão de obra humana. Alguns funcionários mal-intencionados podem acabar roubando, apagando ou alterando dados maliciosamente. Com um RPA, não há nenhuma dessas preocupações;

Compliance

O compliance é a capacidade de uma empresa de agir conforme as regras, sejam elas do estatuto interno quanto leis governamentais. Por meio de um RPA, por exemplo, você pode, por exemplo, disponibilizar informações sensíveis a somente quem tenham acesso ou, então, garantir que procedimentos contábeis sejam executados precisamente de acordo com as regras da Receita Federal.

Métricas de desempenho otimizadas

O RPA oferece atualizações avançadas de processos operacionais e garante a viabilidade a preços mais acessíveis, o que não é possível com as operações manuais. Com apenas um clique, o relatório automatizado é gerado, cortando várias etapas que costumavam levar uma quantidade significativa de tempo quando realizada por humanos.

Essas métricas prontamente disponíveis permitem uma visualização instantânea das tendências que afetam imediatamente o negócio e também permite que os executivos tomem decisões bem mais informadas.

Aprendizagem e otimização contínuas

Talvez a maior vantagem do robôs que os diferenciam das demais ferramentas de automação, é a capacidade de aprender a cada tarefa. Assim, cada vez que o robô executa determinada tarefa, ela aprende como realizá-la de uma forma mais eficiente das próximas vezes.

Maior alcance para a coleta de dados

Os robôs interagem com os sistemas legados descobrindo dados que anteriormente necessitavam de mão de obra humana extensiva para extrair. Isso permite que a equipe de análise acesse mais dados, o que leva a análises mais rápidas e precisas. Desse modo, sua empresa terá pronto acesso a informação em momentos mais críticos, podendo, assim, ganhar mais potencial competitivo.

Aumento da satisfação do empregado

Ninguém quer passar o dia inteiro copiando dados de um sistema para outro. Ou seja, o RPA simplesmente faz as tarefas que nenhum dos seus colaboradores gosta de fazer.

Dessa forma, o ideal é empregar RPAs em todas as tarefas chatas e repetitivas enquanto você realoca seus talentos em áreas em que eles podem utilizar melhor sua inteligência e criatividade. Isso os deixará mais satisfeitos, pois mostrará que você os valoriza e acredita em seu potencial de fazer melhor.

Hoje, a transformação digital não é mais um diferencial. Ela passou a ser obrigatória para as empresas que pretendem se destacar em seus respectivos segmentos.

Seus impactos nos ajudam a definir a melhor forma de trabalhar, a identificar prioridades e a determinar por que fazemos cada uma de nossas tarefas. E um RPA software — a mais moderna ferramenta de automatização de processos existente — é a melhor forma de sua empresa surfar na tecnologia disruptiva, que tem mudado completamente a forma como fazemos negócios hoje em dia.

Então, foi capaz de perceber os enormes benefícios que um RPA vai trazer para a sua empresa e não quer esperar para implementá-lo o quanto antes? Entre em contato com a nossa empresa, nossos analistas estão ansiosos para apresentar as melhores soluções!

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