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A automação de processo robótico (RPA) e o gerenciamento de processos de negócios (BPM) são soluções valiosas que se concentram em ajudar as empresas a melhorar o desempenho operacional, otimizando seus processos de negócios, por isso, não é surpreendente que o RPA ou BPM sejam confundidos.

BPM, sigla em inglês que tem o significado de Business Process Management, é um tipo de gerenciamento  que sistematiza e facilita os processos organizacionais das empresas.

O principal objetivo é levar informações da execução dos processos para que haja melhorias e, desse modo, auxiliar na tomada de decisões. A ideia é que o BPM deixe a infraestrutura do seu negócio mais “sólida”.

Já a RPA significa Robotic Process Automation, que também tem como objetivo fazer um gerenciamento adaptável, porém, é desenvolvido para ter eficácia e trabalha em nível de camada de apresentação, ou seja, telas de sistemas.

As aplicações de RPA estão adicionando o maior valor aos clientes que contam com processos manuais, de alto volume e repetitivos envolvendo dados estruturados, como processamento de transações.

A ideia é que os robôs realizem processos como um humano faria, sendo mais rápido de implementar, com robustez e escalabilidade, e pronto para navegar (capturar e transacionar) sobre qualquer software e/ou plataforma.

Entenda um pouco mais sobre a RPA

A palavra robótica refere-se a robôs em software capazes de replicar as tarefas resolvidas por um funcionário. O software é adequado para tarefas repetitivas, e pode ser usado na estrutura de sistemas existentes.

Ele também pode ser usado para padronizar tarefas e garantir que um processo seja realizado de forma homogênea sempre. O software também é capaz de realizar as tarefas em uma fração do tempo que levaria um empregado.

Muitas companhias de seguros, em todo o mundo, estão se voltando para tecnologias de automação para ajudá-las a agilizar seus processos de negócios e aumentar a capacidade de assumir mais clientes.

Embora algumas dessas empresas já façam uso de automação parcial — para digitalizar documentos em papel ou para acelerar a entrada de dados, por exemplo — maiores possibilidades de automação são oferecidas pela automação de processos robotizados.

O RPA pode fornecer suporte adicional para ajudar as companhias de seguros a automatizar fluxos de trabalho inteiros e agilizar um maior número de suas atividades operacionais.

A automação é um processo comum na maioria das empresas e o diferencial da RPA é que o robô consegue se adaptar às necessidades e as situações propostas.

O robô pode ser evoluído e adaptado com base em um repositório de exceções que ocorrem no processamento das transações sobre os sistemas, para que assim possa trabalhar de forma cada vez mais eficaz, estendendo cada vez mais a cobertura da automação sobre o processo de negócio.

Por isso, a RPA está se tornando cada vez mais presente na automação dos processos em todo o mundo, por diminuir a atuação humana e, consequentemente, reduzir as chances de acidentes e erros, além de alocar melhor os recursos, gastar menos tempo para a solução de um problema, também realoca a equipe para atividades que geram mais resultados para a empresa.

Esse desempenho está diretamente relacionado à configuração dos robôs processadores dentro da plataforma RPA, que podem ser escalados sob medida para produzir mais, com maior eficácia e em menos tempo.

O RPA é claramente uma solução para os processos atuais, mas, além disso, ele pode gerar um nível de eficiência que potencialmente pode redefinir futuros processos e modelos operacionais.

A automação de processos não é dispendiosa quando se tem em consideração os benefícios obtidos, em termos de eficiência e qualidade na solução da tarefa.

Além de benefícios financeiros, a implementação da automação de processos também libera tempo dos funcionários para resolver outras tarefas e, consequentemente, possibilita melhorar a experiência do serviço.

Entre os principais benefícios da RPA estão:

  • custo efetivo: o uso da robótica reduz os custos operacionais. Os robôs podem operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem férias, quando comparados aos humanos. Tendo robôs para assumir alguns dos trabalhos manualmente intensivos de seres humanos, pode resultar em ganhos visíveis para o negócio. A automação pode ajudá-lo a recuperar o custo em um curto período de tempo.
  • entrega de demandas mais rápidas: picos de demandas podem surgir de um dia para o outro, e a agilidade é algo necessário em um mercado cada vez mais competitivo. Provisionar robôs com alguns cliques é muito mais simples do que alocar e treinar pessoas dentro de uma operação, gerenciando a produtividade destas com a pressão de SLA e qualidade. Devido ao aumento da velocidade, o RPA facilita o aumento efetivo da capacidade das organizações para processar mais volume de atividade no mesmo período de tempo.
  • controle de dados: você ganhará o controle de seus dados e assegurará que a qualidade dos dados seja satisfatória em áreas de otimização de dados. Ele proporcionará uma oportunidade para estruturar dados e otimizar ambos os processos e dados relacionados.
  • diminuição de erros: por se tratar de um software programado (o robô), os erros humanos oriundos da distração, estresse etc., são eliminados. A RPA eleva os níveis de serviço, ajuda a reduzir os tempos do ciclo do processo, aumentando, assim, a produtividade do agente e oferece qualidade aumentada. Além disso, disponibiliza análises aprimoradas de auditoria e conformidade, fornece dados de clientes em tempo real e, finalmente, leva a uma melhor utilização dos recursos.
  • não é invasivo: desde que as transações possam ser realizadas na camada de apresentação, não há necessidade de alterações nesses sistemas, a entrega pode ser ágil e sem riscos de desestabilizar um sistema que está em produção.
  • Workflow: dentro da RPA, as transações realizadas por robôs podem ser orquestradas e coordenadas por uma plataforma, que interligará as entradas e saídas entre um ou mais sistemas, por meio de eventos externos, internos ou agendamentos.
  • API: aquela interface com um ou mais sistemas do legado, que não existe e demandaria um projeto de longo prazo, pode ser viabilizado rapidamente com a RPA.
  • maior satisfação do cliente: oferecer melhor qualidade de trabalho, com alta precisão e melhor interação, leva a uma maior satisfação do cliente. Isso só contribui para o sucesso do negócio.
  • versatilidade: O RPA é aplicável em todas as indústrias e têm a capacidade de realizar uma ampla gama de tarefas. Qualquer processo com base em regras, e pode ser definido e repetível pode ser automatizado.

BPM – entenda mais a fundo

Business Process Management é uma maneira estruturada, coerente e consistente de compreender, documentar, modelar, analisar, simular, executar, medir e alterar continuamente os processos de negócios de ponta a ponta, e todos os recursos envolvidos à luz da contribuição para a melhoria do negócio.

Agora que a definição é enfatizada, vejamos como o desenvolvimento de uma “mentalidade de processo” ajudará a tornar o BPM, um sucesso.

Se a organização estiver centrada, sem dúvida, todos os funcionários estarão conscientes de seus papéis e responsabilidades na execução de uma série de processos.

Eles estão inclinados a olhar para os seus papéis a partir de uma perspectiva maior de criar, adicionar e entregar valor aos seus clientes, internos e externos, melhorando também processos cruzados; um arranjo que conhecemos como gerenciamento baseado em processos.

O BPM não se confunde com o BPO, abreviação de Business Processing Outsourcing, que é responsável por realizar um processo ou se tornar parte dos processos já ocorridos em alguma outra organização empresarial.

A terceirização de processos de negócios economiza custos adicionais e os utiliza para aumentar o nível de produtividade da organização.

Sendo uma abordagem de gerenciamento adaptável, o BPM objetiva trazer informações de como os processos são executados a nível organizacional, para melhorar a tomada de decisões e a visão do negócio como um todo.

O BPM é muito utilizado pelas empresas para melhorar continuamente os processos, deixando-os mais eficientes, precisos e com mais facilidade de adaptação, quando comparado com aquelas cujo foco é a funcionalidade.

Por essa flexibilidade e sua aliança com a tecnologia, o BPM vem para ajudar a empresa a alcançar seus objetivos, graças à gestão e controle de métodos, técnicas analíticas, modelagem, publicação, otimização e controle de processos.

Entre os principais benefícios de se utilizar o BPM na organização estão:

  • agilidade: as organizações são constantemente confrontadas com a necessidade de mudança. As mudanças podem ser necessárias como resultado de novos regulamentos, demandas do mercado ou o surgimento de novas formas de trabalhar. Uma das principais características do BPM é que facilita o design de processos flexíveis. Com o BPM, você obtém a flexibilidade de fazer mudanças nos processos com custos mínimos. Os processos podem ser facilmente customizados para atender aos requisitos da sua organização.
  • forte controle administrativo: tempo, dinheiro, esforços e recursos são otimizados e há uma entrega mais eficiente dos produtos e serviços da empresa. O BPM facilita a visualização de gargalos e pontos de melhoria pelo mapeamento de métodos, que organiza todas as informações do processo.
  • aumento dos lucros: diretamente associado ao primeiro ponto. Quando há mais controle dos processos e uma redução de desperdícios, isso gera um aumento direto nos lucros. A visibilidade dos processos de negócios permite a concentração em ineficiências. Como o BPM oferece às organizações a oportunidade de trabalhar de forma mais eficiente, eles são capazes de salvar seus recursos. O BPM também resulta na criação de processos melhorados, executados e monitorados que podem ajudar a reduzir o risco de fraude.
  • melhora na comunicação: todas as informações são acessadas de modo fácil e ágil, assim como as funções são determinadas e claras. Isso elimina as queixas comuns como a falta de informação e comunicação entre os setores.
  • fortalecimento da cultura: quanto mais uma organização pensa em gerenciamento baseado em processos, há o aumento no desenvolvimento do processo de pensamento de indivíduos e facilitadores para pensar em processos multifuncionais. Esses pensamentos terminam como atividades práticas, que decidem o curso do processo de pensamento. E, com o passar do tempo, a aplicação do gerenciamento baseado em processos torna-se a norma para uma cultura organizacional, ou seja, “a maneira como fazemos as coisas por aqui”.

RPA como complemento do BPM

Muitas empresas que estão se voltando para uma abordagem de BPM, para transformar suas operações de negócios, estão descobrindo que incluir o RPA no mix oferece um caso muito superior para a melhoria de processos — resultando em maior rentabilidade para a empresa.

Geralmente, o BPM é realizado em duas etapas. Primeiro, os profissionais de BPM abordam um processo ineficiente (ou processos) documentando e avaliando o estado atual, estabelecendo indicadores de desempenho (KPI) e definindo métricas e metas, em seguida, processos de reengenharia para oferecer um desempenho otimizado e futuro do estado.

Em segundo lugar, um projeto BPM implementa um conjunto de aplicativos de software, que apoia o trabalho de otimização de BPM com recursos de automação e monitoramento de processos.

Por exemplo, o BPM pode ser usado para otimizar e automatizar processos de negócios, como a nova política comercial, a gestão de ativos e os processos de pagamento.

O RPA pode ser usado em harmonia com o BPM, para eliminar etapas de processamento manual e integrais demoradas, proporcionando uma força de trabalho digital escalável, precisa e segura.

Ao realizar a automação das tarefas com robôs, a RPA pode complementar o BPM, que podem virar API e ser plugado no barramento do projeto BPM.

É possível utilizar a RPA para processos que, anteriormente, necessitavam de humanos para ser realizado,  mas essas transações agora também podem ser imaginadas em uma escala de processamento muito maior e com performance.

No entanto, em diversos momentos, será necessário que o processo se transforme, em vez de ficar somente no nível de camada de apresentação (telas de sistemas), e é nesse momento que o BPM mostra-se necessário.

Por outro lado, transformar as estruturas de um negócio necessita de um bom planejamento, já que eles precisam de muito desenvolvimento e um alto investimento. Nesse contexto, a RPA torna-se mais adequado ao seu tipo de negócio.

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