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A transformação digital já não faz mais parte do futuro. Ela está acontecendo nos dias atuais e, com isso, diversas organizações têm utilizado plataformas para automatizar os processos e alcançar melhorias constantes na forma de produção e condução dos negócios, desde os processos operários até tarefas administrativas.

Para que a sua empresa não fique desatualizada é interessante conhecer algumas das principais possibilidades de automação disponíveis no mercado e considerar a implementação de algumas delas em suas rotinas organizacionais.

Caso você não tenha familiaridade com esse tipo de tecnologia, continue a leitura. Este post conta com uma seleção das ferramentas de automação mais buscadas no mercado. Confira!

Acesso remoto para automatizar os processos via nuvem

Imagine uma empresa com muitos departamentos que precisam trabalhar de forma colaborativa em um projeto. Há a necessidade de acessos simultâneos ao mesmo projeto, inclusive de fora da empresa.

Alguns softwares de automação oferecem a possibilidade de acesso em plataformas via nuvem, ou seja, uma área de trabalho localizada na internet. Dessa forma, tudo o que um usuário precisa para ter acesso é login e senha. Além de seguro, o acesso na nuvem tende a ser ágil e mais barato do que softwares instalados em máquinas.

Sem contar que qualquer documento pode ser editado e compartilhado de forma instantânea e sem exigir espaço físico de máquinas ou servidores.

Ferramentas de modelagem intuitiva

São softwares de automação de processos com interfaces bastante intuitivas (estilo “arrasta e solta”). Hospedadas na nuvem, têm o objetivo de incluir profissionais pouco familiarizados com a programação em projetos que visam a melhoria e modelagem de processos de produção, principalmente quando esses profissionais estão na linha de frente das atividades em questão.

Como citamos no tópico anterior, o fato de ser na nuvem permite que essas plataformas possam ser acessadas de qualquer local o que facilita a aprovação das modelagens, tanto por parte da diretoria quanto de clientes que estejam contribuindo com os feedbacks.

Documentação automática de processos

Algumas ferramentas de automação permitem a criação de relatórios referentes aos próprios processos automatizados que precisam ter um registro digitalizado de atividades. Isso garante que toda etapa de um projeto que não sofra intervenção humana também será documentada.

Esse tipo de software utiliza organizações bastante simplificadas, porém muito eficientes. Além do que, há um enorme ganho de tempo quando melhorias são implantadas, uma vez que a liderança pode focar no treinamento de pessoal e na supervisão da aplicação de tudo que foi documentado.

Softwares com integração entre si

Um dos maiores benefícios da automatização de processos é a possibilidade de integrar as ferramentas. Além de substituir atividades humanas em tarefas operacionais a integração de ferramentas possui as seguintes vantagens:

  • monitoramento de indicadores;
  • controle de tarefas mais eficiente;
  • operações padronizadas;
  • informações com fluxo ágil e transparente;
  • integração entre departamentos.

Com equipes diferentes trabalhando juntas, as chances de atingir os resultados são muito maiores. Ademais, há menos ruído de comunicação entre departamentos já que todos estão alinhados na mesma plataforma.

Plataformas de workflow

São ferramentas que criam um “mapa” dos processos de uma empresa afim de esclarecer quais ações devem ser tomadas nas mais diversas situações. Além disso, definem quem ou qual departamento é responsável por cada ação tomada no fluxo de trabalho.

Como a maioria das soluções de automação, as plataformas de workflow visam colocar colaboradores em posições estratégicas, eliminando o gap gerado por trabalhos demasiadamente operacionais.

Os workflows podem se encaixar em qualquer área de uma empresa, como a implementação de respostas automáticas aos documentos de controle de despesas em um setor administrativo ou a eficiência de checagens de segurança ou de crédito em processos bancários.

Robotic Process Automation

Resumidamente um RPA é a união de um software de inteligência artificial à uma máquina que realiza tarefas repetitivas e volumosas de forma automática. É como se o software fosse o cérebro e a máquina, o corpo.

Juntos realizarão tarefas, como a diminuição da velocidade de uma esteira em caso de problemas na linha de produção ou a configuração do corte de uma ferramenta afim de atingir os resultados esperados. Tudo isso sem que haja a necessidade de intervenção humana.

O maior benefício do RPA em relação às outras ferramentas de automação de processos é que na primeira opção existe a possibilidade de adaptabilidade. Em outras palavras, o próprio robô decide qual a melhor opção de atuação em diversas situações do cotidiano.

Outra diferença é que enquanto um sistema tradicional de automação identifica e alarma a existência de um problema, o RPA detecta, avisa e pode resolver com tomada de decisões até onde os implementadores limitaram. Por exemplo, empregando tecnologias cognitivas ou machine learning, esta esteira de trabalho passa a ganhar mais experiência em cada situação e passa a ganhar mais espaço no campo das decisões, antes realizadas com o julgamento de um humano. Quer um exemplo prático?

Imagine rotinas de checagem de contas fraudulentas dentro de uma área financeira ou banco, depois de navegar entre diversos sistema coletando informações, antes realizado por pessoas, esta base que vem sendo estruturada pelos robôs dentro da plataforma, é usada para treinamento de uma máquina de aprendizado (algoritmos de inteligência artificial),  que será utilizado para calcular um score ou percentual de risco com base na aprendizagem e domínio do negócio, cada vez mais inteligente, e que o software robô (RPA) utilizará para tomada de decisão sobre encerrar ou não esta conta.

Um RPA não se limita à um setor específico 

O RPA pode se adaptar a qualquer departamento de uma empresa, reduzindo o envolvimento das pessoas em atividades regradas e repetitivas. O departamento de RH, por exemplo, pode utilizar a tecnologia na contratação de um novo colaborador. Um profissional inicializa o processo e o RPA fica responsável por:

  • criar uma conta de e-mail;
  • adicionar o mailing de candidatos;
  • realizar contatos telefônicos (com funções já gravadas);
  • atualizar a lista com candidatos disponíveis e enviar ao gestor de RH;
  • solicitar a criação de um crachá para o novo colaborador;
  • criar uma nova conta de usuário para o profissional;
  • enviar logins de acesso e todo o material de informação corporativa.

Independentemente de onde seja inserido, o RPA exige praticamente a mesma estrutura que seria necessária caso um funcionário estivesse responsável pela atividade, o que diminui o impacto na integração e possibilita uma entrega rápida (no caso de empresas contratadas), uma vez que não há a necessidade de alteração dos sistemas que já estão em uso.

As plataformas de automação têm surpreendido cada vez mais com a capacidade de realização de atividades, principalmente as tecnologias de RPA que funcionam de forma não invasiva e extremamente eficientes.

E se você tem o desejo de automatizar os processos de sua empresa não deixe de entrar em contato conosco. Entregamos soluções de automação e somos especialistas em Robotic Process Automation.

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