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A seguinte situação é um problema para empresas em franca expansão: aumento das despesas com impressões e cópias; encontrar espaço para armazenagem de papéis; processos burocráticos simples dificultados pela demora em localizar os documentos corretos. O resultado: a empresa começa a se tornar ineficiente devido a entraves que não geram benefícios ao negócio. Qual é a solução? Introduzir a gestão eletrônica de documentos!

Neste post, mostraremos as vantagens de inserir essa tecnologia e como ela pode se tornar um diferencial importante para sua empresa na disputa pelo mercado. Boa leitura!

Aumenta a produtividade das equipes

O benefício imediato verificado nas empresas que introduzem a gestão eletrônica no seu dia a dia é o aumento da produtividade das equipes. Isso acontece devido a pelo menos três vantagens que o uso da tecnologia proporciona. Confira:

Melhor uso dos recursos humanos

Com o software para administração dos arquivos, é possível reduzir o tempo de processos burocráticos, que muitas vezes dificultam o bom andamento do fluxo de trabalho. Esse diferencial é muito importante para setores que lidam com grande volume de papéis, como o de Recursos Humanos.

Dessa forma, a eficiência dos colaboradores aumenta e, assim, é possível redistribuir a mão de obra para potencializar os diferenciais competitivos da empresa.

Ferramenta de pesquisa

O software de gestão de documentos possibilita consultar e localizar, por meio de palavras-chave, todos os papéis catalogados. Essa funcionalidade contribui para o aperfeiçoamento dos procedimentos internos e economiza tempo na execução das tarefas.

Acesso 24/7

O sistema de gestão eletrônica de arquivos também permite o acesso ao acervo durante 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer local em que o profissional esteja. Essa vantagem é imensurável quando se trata de times cujos membros estão sempre em deslocamento ou se localizam em cidades diferentes.

Diminui despesas

Além do aumento da produtividade, o armazenamento digital de documentos contribui diretamente para reduzir as despesas do negócio. Essa condição é verificada em pelo menos três aspectos:

  • diminuição dos gastos com cópias e impressões;
  • prevenção contra multas tributárias e trabalhistas;
  • fim do retrabalho.

Com a possibilidade da edição e da consulta de arquivos pelo sistema eletrônico, não é preciso manejar papéis, o que reduz a necessidade de duplicar as informações físicas. Já o armazenamento virtual traz a garantia de que arquivos trabalhistas e tributários não serão extraviados. Esse fator é importante em caso de auditorias ou de disputas judiciais.

A redução de despesas também se verifica com o fim do retrabalho. Esse prejuízo acontece quando dados são extraviadas e é necessário rever procedimentos, relatórios e arquivos para se conseguir a informação desejada.

Evita a necessidade de expansão apenas para a guarda de documentos

Conforme o negócio se desenvolve, a área reservada para o armazenamento de arquivos precisa ser cada vez maior. Essa necessidade pode obrigar a empresa a procurar um novo espaço físico para acomodar toda a papelada.

A administração digital e a guarda terceirizada dos documentos evitam que a empresa destine recursos para a expansão de área apenas para armazenagem física de informações. Isso permite o investimento em áreas que possibilitem o desenvolvimento de novos negócios, possibilitando seu crescimento.

Os ganhos para a empresa que introduz a gestão eletrônica de documentos em suas atividades, como pudemos observar, são imediatos. Da redução de despesas administrativas com cópias e impressões ao aumento da produtividade das equipes, é possível dizer que uma revolução interna acontece para a melhoria do fluxo de trabalho.

Em empresas em expansão, ordenar a administração da papelada permite o crescimento de maneira ordenada e a concentração de suas atividades na geração de vantagens competitivas para conquistar o mercado.   

Sua empresa enfrenta problemas para localizar e guardar documentos? Deixe um comentário no post contando sua experiência com armazenagem de informações!

Este é um Guest Post da eBox Digital para a iCaptor.

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