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A automação de processos é um facilitador nos negócios e agiliza os fluxos de trabalho até o ponto onde a intervenção humana se torne desnecessária. Dessa forma, evitamos erros humanos e economizamos tempo e dinheiro. Além disso, encantamos os clientes, que já não precisam esperar na fila para uma pessoa ajudá-los com uma transação.

Entretanto, como todos os processos nos negócios devem ser ajustados para a automação, cabe às empresas determinar quais são mais adequados a entrarem nesta estratégia e quais são os melhores manipulados pelos seres humanos. Confira a seguir o que é necessário para revolucionar sua empresa e otimizar todos os procedimentos.

É hora de transformar

No mercado global de hoje, quase todas as empresas estão se sentindo pressionadas para colocar os produtos no mercado rapidamente e serem pioneiras. Em um ambiente altamente competitivo, as organizações também estão sob grande pressão para economizar em suas operações com o propósito de melhorar suas margens, já que nem sempre é recomendável aumentar os preços.

Consequentemente, as corporações que não automatizam os processos de negócio estão sujeitas a erros humanos, perda de produtividade, alta rotatividade de funcionários etc.

Estes problemas podem ser eliminados com aperfeiçoamentos provenientes do uso de tecnologias como a RPA (Robotic Process Automation).

Um caso comum é intensificar as interações com vários sistemas, planilhas ou documentos. Os robôs fazem todas as atividades que o operador deveria fazer manualmente, assim a empresa ganha escala e reduz o tempo de execução de atividades ou simplesmente elimina etapas de um processo, que passam a ser automatizadas.

Melhores práticas para a construção dos processos de automação em fluxos de trabalho

Os negócios que têm maior probabilidade de sucesso na otimização de processos dependem de três importantes práticas, são elas:

1 – Definir metas específicas de automação e medir resultados em uma abordagem gradual para adoção

Organizações experientes devem rever cuidadosamente seus objetivos de negócios e seus processos. Em seguida, precisam determinar qual o retorno esperado com a automação. As organizações costumam introduzir a automação em fases para que eles possam medir as métricas de expectativa que eles definiram.

2 – Treinar os funcionários no processo de automação

Antes que os bancos introduzissem o software automático de subscrição de empréstimos, os agentes de crédito revisavam individualmente os pedidos de empréstimo e determinaram o quanto seria liberado de empréstimo para cada cliente. Embora obtivessem aprovações de supervisão, a decisão dos executivos sobre os empréstimos nem sempre era uniforme, o que criava riscos.

Quando os bancos introduziram o software automatizado de decisão de empréstimos que operava por um conjunto uniforme de regras de subscrição, os funcionários precisavam ser completamente treinados para o novo processo de negócios, para que entendessem não apenas o processo, mas quais seriam suas novas funções.

Este processo de treinamento não aconteceu da noite para o dia e exigiu um investimento em tempo e esforço, mas permitiu que os bancos alcançassem seus objetivos.

Este processo minimizou a quantidade de informações que os operadores precisam executar, evitando erros manuais, problemas com fraudes, emissão de informações erradas para o devedor e também para o credor.

3 – Sempre tem uma opção humana para toda a automação

Todos os processos de negócios que contêm automação deverão prever revisões de exceções, casos que podem ser elencados para melhoria dos processos automatizados, com o treinamento do robô para cenários não contemplados inicialmente ou até mesmo deixar para que alguns cenários passem a ser resolvidos por pessoas, que usam critérios baseados em regras pouco claras, mas sim em julgamentos ou sentimentos.

As empresas estão cada vez mais usando robôs dentro das organizações para executar processos de negócios rotineiros imitando as maneiras pelas quais as pessoas interagem com aplicativos de software.

Assim os processos repetitivos, baseados em regras, normalmente realizados por pessoas sentadas na frente dos computadores tornam-se automatizadas. Ao interagir com aplicativos, os robôs de software podem abrir anexos de e-mail, preencher formulários eletrônicos, transacionar em sistemas legados e executar outras tarefas que imitam a ação humana.

Robôs podem ser vistos como uma força de trabalho virtual designada para centros de processamento como se fossem equipes virtuais, dando apoio a outros empregados que agora passam a direcionar toda a energia em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

 

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