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Melhorar a produtividade é o sonho de todo empresário. Tanto nas operações quanto no desempenho dos funcionários, sempre existe uma margem para reduzir custos e melhorar o resultado para o cliente.

No entanto, nem sempre é tarefa simples identificar os gargalos e elaborar ações focadas para turbinar a produtividade da empresa. Uma alternativa que vem se tornando cada vez mais viável é a força digital de trabalho.

Essa tendência, aliada aos processos de transformação digital — cada vez mais adotados por grandes, médias e pequenas empresas — é capaz de reduzir o retrabalho em atividades cotidianas e liberar a força de trabalho humana para atividades que geram valor para a empresa.

De acordo com uma sondagem da revista The Economist junto a 228 executivos dos EUA, Europa, América Latina e Ásia, 80% deles acreditam que o sucesso futuro de suas empresas depende da capacidade de usar ferramentas digitais. Por outro lado, 58% afirmaram ter desenvolvido uma estratégia para a digitalização do trabalho, enquanto apenas 23% implementaram soluções de automação da força de trabalho.

A tecnologia não é a única maneira de eliminar o retrabalho. Desenhar operações enxutas e garantir o funcionamento correto das rotinas de trabalho é dever de todos os gestores.

A empresa pode investir em soluções como treinamento e capacitação dos funcionários — para aumentar o nível de especialização e desenvolver habilidades úteis para o negócio —, melhorar a comunicação entre as pessoas da equipe e adotar boas práticas de planejamento e gestão, como o famoso ciclo PDCA.

O apoio tecnológico reforçará essas estratégias e garantirá que a empresa dê o máximo possível de resultados e reduza os desperdícios. Uma ferramenta que está sendo cada vez mais adotada pelas empresas para ampliação da força digital de trabalho e redução do retrabalho é a Robotic Process Automation (RPA). Vamos explicar melhor o que é a RPA e como ela pode ajudar sua empresa a ter um alto rendimento.

O que é RPA?

Você já parou para contabilizar quantas horas por ano são gastas em atividades como abrir arquivos, copiar conteúdos de planilhas e colar nos campos de outro software para, então, repetir o processo várias vezes durante o dia inteiro? Ou para contar quantos funcionários são designados a atividades que geram pouco ou nenhum valor para a empresa, mas que alguém precisa fazer?

A RPA é um tipo de automação simples e customizável que executa tarefas por meio da interface dos softwares e que não requer conhecimentos de programação para ser implementada. Uma solução RPA desempenha as atividades do processo obedecendo às regras do trabalho como se fosse um funcionário — as vantagens são a redução da margem de erro e o aumento da produtividade em ampla escala.

Atividades como fechamento de caixa, inserção de dados no ERP e contabilidade estão entre as que podem ser automatizadas com RPA. Como o robô navega apenas na camada de visualização dos softwares e não requer acessos especiais, a empresa ganha mais segurança com a erradicação da possibilidade de corrupção ou perda dos dados e arquivos.

Como o RPA pode reduzir o retrabalho?

Erros humanos são um dos principais fatores de risco dos negócios, portanto devem ser previstos. Para evitar ou remediar possíveis erros, aquele trabalho mecânico precisa passar por uma revisão. É um exemplo clássico de retrabalho.

Em uma solução RPA, o robô aprenderá as regras da atividade apenas rastreando o trabalho de um operador humano — é como se um novo funcionário estivesse sendo treinado. A diferença é que, uma vez que ele assimila as regras e passa a executar as tarefas, a possibilidade de erro humano é eliminada. O trabalhador-robô fará exatamente o que deve ser feito de forma dedicada, precisa, ágil e sem o risco de desenvolver doenças laborais.

Se houver uma mudança nas regras ou uma situação inesperada, o robô poderá reaprender o processo ou notificar um operador humano. Outra vantagem é que o RPA pode ser customizado de acordo com a necessidade da empresa sem exigir conhecimentos técnicos.

De acordo com a Associação Nacional de Software e Empresas de Serviços dos Estados Unidos, a redução de custos com a adoção de RPA nas empresas pode chegar a 65% — boa parte se deve à eliminação do retrabalho.

Leia abaixo três exemplos de melhoria que a automação pode proporcionar.

3 melhorias que a automação pode trazer

Consistência no marketing

O trabalho de marketing é fundamental para que as empresas construam sua marca e atraiam clientes baseando-se numa proposta de valor. Com o aumento da complexidade dos negócios, o marketing passou a abranger várias ramificações — digital, guerrilha, social, fidelização —, muitas delas incluem atividades passíveis de automatização.

Por outro lado, as ações de marketing estão mais orientadas por dados do que nunca. Para encontrar ou atrair o público certo, é necessário saber onde ele está. O uso de dados agrupados por softwares já é comum e deve se consolidar nos próximos anos.

Redução de riscos na gestão

Qualquer empresa precisa lidar com a opinião pública e com instituições da sociedade com poder para aplicar sanções e conduzir investigações. Por isso, se existe alguma irregularidade interna — seja por erro ou má-fé —, o gestor terá que se responsabilizar diante da sociedade e de seus funcionários.

A automação é capaz de detectar desvios nas operações rotineiras e indicar irregularidades para que a empresa possa adotar medidas internas de correção. Por exemplo, se existe uma potencial fraude contábil em andamento, o gestor ou o setor de compliance são notificados de imediato.

Atendimento ao cliente

Os clientes têm demandas antes, durante e depois da compra. As empresas investem fortunas na construção ou contratação de amplas estruturas de call centers para garantir que seus clientes sejam ouvidos e evitar problemas maiores no futuro. A automação reduz a necessidade de investir em atendentes humanos para demandas que podem ser rapidamente resolvidas.

Um exemplo comum hoje são os chatbots, que simulam o atendimento humano e são capazes de resolver boa parte dos problemas dos clientes sem a necessidade de repassar para um operador humano.

Especialistas apontam que as empresas hoje vivem em um cenário volátil, incerto, complexo e ambíguo. As disrupções tecnológicas colocam em xeque modelos de negócios inteiros, forçando a redução de postos de trabalho e metodologias ágeis de gestão. A única saída para as empresas é se adaptarem a essa realidade e abraçarem a inovação da força de trabalho digital como algo que fará parte do cotidiano dos negócios no futuro.

Se você tem alguma dúvida sobre RPA e automação nas empresas e gostaria de contribuir com o debate, conte para nós no campo de comentários logo abaixo.

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