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Você já ouviu falar de RPA (Robotic Process Automation)? É o nome dado às soluções de automação com o uso de softwares (robôs) que navegam na camada de visualização de sistemas.

Eles têm o objetivo de substituir tarefas repetitivas, operacionais e de baixa importância — assim eles deixam as pessoas livres para atuar em atividade que exigem o uso de julgamentos, da razão, de sentimentos e de fatores humanos que contribuem para a inovação de qualquer empresa.

Essa é uma ferramenta que atua na área de automação cognitiva de processos, que utiliza as mais recentes ferramentas de Inteligência artificial para trazer novas soluções para o mundo empresarial.

Assim, diversos processos da empresa são otimizados e a mão de obra humana em tarefas repetitivas é reduzida. Com isso, o capital intelectual dos seus colaboradores pode ser utilizado em atividades mais nobres e criativas.

Desse modo, sua empresa consegue atingir o auge da transformação digital. O RPA mudará a forma como sua empresa interage com a tecnologia.

Todos os seus sistemas que operam sem a mínima integração e que demandam toda uma equipe para tabular dados e preencher planilhas serão manipulados por robôs, que executarão cada tarefa com uma velocidade muito maior do que uma pessoa.

Por isso, preparamos este post especialmente para que você entenda o que está por trás do RPA e os benefícios da automação de processos de negócio com RPA. Confira!

O que é RPA?

O que distingue a automação de processos com RPA da automação de TI tradicional é o uso de softwares robôs, que têm a capacidade de adaptar-se a circunstâncias de mudança, exceções e novas situações.

Uma vez que o software robô foi criado com o uso de uma ferramenta RPA, este terá a capacidade de capturar e interpretar os processos específicos dos softwares legados que seus funcionários já operam, ele pode manipular dados, desencadear respostas, iniciar novas ações e comunicar-se com outros sistemas de forma autônoma.

As grandes e pequenas empresas poderão aproveitar os benefícios das automações com RPA, agilizando tarefas de back office e middle office em uma ampla gama de áreas — incluindo seguros, finanças, compras, gerenciamento de cadeia de suprimentos (SCM), contabilidade, gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gestão de recursos humanos (HRM).

Soluções de RPA são especialmente úteis para organizações que possuem muitos sistemas diferentes e complexos, que precisam interagir de forma fluida e que atualmente são integrados por meio de pessoas que copiam, interpretam, manipulam e colam dados de um sistema para outro.

Se o formulário eletrônico de um sistema de recursos humanos não tiver o número do CPF de um funcionário, por exemplo, o software de automação tradicional sinalizaria que um cadastro tem uma exceção. Assim, um empregado precisaria tratar disso e procurar o CPF correto, inserindo-o manualmente no formulário.

Uma vez que o formulário foi concluído, o funcionário pode enviá-lo para que a informação possa ser inserida no sistema de folha de pagamento da organização.

Com a tecnologia RPA, a solução tem a capacidade de apresentar as exceções não atendidas de forma clara, capacitar os times internos para corrigir ou ajustar os robôs rapidamente — criando, assim, um processo de evolução e melhoria contínua.

Embora o software RPA pareça caro, essa tecnologia diminui a sua demanda por mais funcionários e pela terceirização de serviços. Como consequência, isso pode resultar em custos operacionais mais baixos, diminuição dos tempos de ciclos e aumento da produtividade para funcionários que não estarão mais encarregados de trabalhos chatos.

Com o RPA é possível rastrear e monitorar todas as tarefas automatizadas. Assim, ele também pode ajudar as empresas a serem mais compatíveis com auditorias e regulamentações.

Embora seja esperado que o software de automação substitua até 140 milhões de funcionários em tempo integral em todo o mundo até 2025, serão criados muitos trabalhos de alta qualidade para aqueles que são capazes de manter e melhorar o software RPA.

O RPA imita ações que um ser humano executa ao realizar uma tarefa em tela de computador e, em seguida, replica essas ações tantas vezes quanto for necessário e em uma taxa muito rápida.

Vantagens mais nítidas do RPA

A grande vantagem do RPA, principalmente sobre os software de automação, é que ele é capaz de aprender novas tarefas por conta própria sem que um programador tenha de escrever mais e mais linhas de script a cada nova função que sua empresa precisar:

  • ele deve ser usado em um nível de empresa: o software RPA é melhor usado quando é implantado em toda a empresa e permite que vários departamentos se concentrem no trabalho de valor agregado, não apenas em um único computador executando um único processo;
  • ele não é invasivo: em vez de mexer com programação personalizada ou codificação de integração direta, o software RPA integra-se no front end para uma fácil configuração e fácil passagem de dados entre sistemas;
  • é rápido de implementar e escalável: os usuários podem automatizar tarefas em algumas horas com uma ferramenta de RPA;
  • ele roda bem com outros sistemas: ele se integra bem a sistemas legados de ERP, aplicativos em nuvem, Microsoft;
  • inclui recursos que promovam o “trabalho rápido”: uma ferramenta RPA deve, no mínimo, incluir recursos que você precisa para criar e executar tarefas de forma rápida e eficiente.

Qual o papel do RPA na digitalização de um negócio e na transformação digital?

O RPA é uma ferramenta crucial na transformação digital da sua empresa — uma vez que acelera a digitalização dos projetos, migrando o que é analógico e operado por pessoas em telas de sistemas por robôs.

Tudo isso é feito em um curto espaço de tempo, pois todo o legado de seu sistema será aproveitado, não necessitando de nenhum processo de adaptação. Uma das principais vantagens do RPA na digitalização da empresa é sua abordagem simples e pouco interventiva.

Vejamos o exemplo de um chat bot comum — um outro tipo de software robô criado para entender a linguagem humana e dar respostas. Ele pode ser excelente no momento de responder perguntas simples, mas será tão eficaz em tarefas que demandam o acesso a outros sistemas, como a emissão de boletos e a consulta de preços?

atendimento com um RPA faria tudo isso com facilidade. Como os bots são robôs criados principalmente para a comunicação, dificilmente eles executarão automaticamente essas tarefas, pois teriam de intervir na interface de outros programas.

Assim, será preciso fazer uma modificação no legado dos seus sistemas para fornecer a integração e a conectividade desejada. Além disso, alterar um sistema que já está estável demanda tempo e inclui muitos riscos — como você está mexendo na camada profunda do programa (código-fonte), poderão existir inconsistências difíceis de sanar.

Porém, ao optar por uma solução de RPA, a empresa não precisa mais de longos projetos com a participação de muitos profissionais da TI para readaptar o legado.

Em vez disso, ela utilizará todo o legado atual com agilidade e um custo bem menor, pois o RPA não atua no nível profundo dos programas: ele simplesmente faz suas transações utilizando as telas dos sistemas — assim como os empregados na sua empresa.

Substituindo uma tarefa manual humana por uma tarefa robotizada, você terá um melhor aproveitamento da infraestrutura atual e ganhará mais tempo nos seus projetos.

Uma vez criadas essas transações digitais com uma plataforma de RPA, além da escala que o serviço passa a entregar em picos elásticos de demanda, também é possível transformar esses serviços de automação com robôs em API (e atuar na indústria de API sempre será um ótimo negócio para a sua empresa).

Desse modo, com o tempo, sua empresa terá um catálogo vasto de transações digitais, o que certamente acelerará o seu processo de transformação digital. Afinal, o tempo de criação de novos serviços digitais será bastante reduzido e você poderá investir na entrega de uma melhor experiência ao usuário.

Como funciona o RPA?

O princípio do RPA é a utilização de robôs, que são códigos de computador com algoritmos capazes de aprender novas funções — por isso, eles não se limitam a repetir somente aquilo que foram programados para fazer.

Assim, eles são capazes de automatizar tarefas repetitivas e processos sistemáticos em ambientes digitais. Eles buscam imitar as interações que os usuários fariam ao lidar com seus sistemas de gestão, por exemplo. No entanto, eles podem ser aplicados em diversas áreas e funções.

O RPA nada mais é do que uma solução capaz de habilitar as empresas a criar um software robô especialmente para a automação de processos empresariais, monitorar essas operações e realizar a governança desses robôs. Essas soluções têm as seguintes características:

  • entrada de dados automática: em sistemas de automação tradicionais, é necessário que um funcionário insira os dados no sistema em algum momento. Somente a integração e os cálculos são automatizados. Por outro lado, no RPA, o próprio robô fica responsável por coletar os dados e trabalhá-los;
  • integração multissistema: com o RPA, qualquer plataforma (ERPs, CRMs, sistemas de gestão financeira, navegadores) pode ser automatizada. Afinal, o RPA não funciona influindo diretamente no código dessas aplicações, ele atua imitando os comandos que uma pessoa faria em um sistema digital. Então, ele é simplesmente a substituição de uma pessoa por um robô;
  • performance previsível e picos de demanda: outra característica muito interessante é que ele pode ficar cada vez mais rápido à medida que o volume de trabalho aumenta. Embora um robô trabalhe de 3 a 10x mais rápido que um humano, mais robôs podem ser provisionados rapidamente para multiplicar a performance e atender picos de demanda;
  • validação e qualidade de dados: enquanto está fazendo as suas funções, ele também é capaz de estruturar os dados transacionados e analisar a qualidade dos seus dados e, ao final, produzir um relatório capaz de oferecer um panorama do que está acontecendo na sua empresa.

Explicando melhor, as plataformas de software RPA são não-intrusivos e, portanto, não interferem em nenhum outro sistema de TI.

Os robôs de software podem acessar sistemas de computadores como um usuário final da mesma forma que um ser humano faz: usando a interface do usuário com um mecanismo de controle de acesso estabelecido — ou seja, nome de usuário e senha. Portanto, nenhuma programação de sistemas subjacente é necessária.

Por isso, os robôs de software são configurados usando etapas demonstrativas — em vez de serem programados usando instruções baseadas em código. Isso significa que os funcionários das operações comerciais sem experiência em programação podem ser treinados para automatizar processos operacionais e o back office usando ferramentas RPA.

Quais são os benefícios da aplicação do RPA?

Como já mencionamos, o ​RPA tem entre seus muitos benefícios o fato de ser uma solução de rápida implementação, de baixo impacto de mudança e de altíssimo poder de transformação e geração de valor para os negócios. Agora, veja outras vantagens bem interessantes:

  • os funcionários podem se concentrar no trabalho de maior exigência intelectual em vez de perder tempo com tarefas repetitivas. Os funcionários que passam menos tempo em tarefas maçantes geralmente relatam um maior envolvimento com o trabalho — o que certamente melhora a motivação e a produtividade.
  • o potencial de erro humano é eliminado. É fácil cometer erros na entrada de dados — como transposição, omissão ou adição de letras e números. No entanto, um robô não comete esses erros;
  • a produtividade aumenta à medida que o ciclo e os tempos de transação caem. O RPA reduz drasticamente o tempo necessário para completar uma grande variedade de processos de negócios, incluindo processamento de compras, atendimento ao cliente e qualquer outro processo que requer acesso a múltiplos sistemas existentes;
  • as análises de negócios são mais robustas e de fácil acesso. Toda transação concluída por um RPA é gravada em um registro detalhado. Esses dados podem ser manipulados para produzir uma análise profunda de praticamente qualquer processo concluído. Se sua indústria estiver sujeita aos regulamentos governamentais, esses dados também podem ser usados ​​para garantir a conformidade.

Como implementar RPA em uma empresa?

A implementação de um RPA, ao contrário de outras ferramentas de TI, é bem simples. Existem processos de pequenas e médias empresas, para as quais desburocratizar e cortar algumas fases é essencial para alcançar rápidos resultados.

Há mais de 6 anos, nós do iCaptor temos vivenciado isso na prática: o que é simples pode ser diretamente implementado, basta ter acesso aos sistemas nos quais os robôs transacionarão (a partir de login, senha e conectividade de rede), além de dados para desenvolvimento e testes.

Encerrando esse ciclo, o próprio cliente inicia a operação aumentando gradativamente o volume de dados a ser transacionado, como em uma operação assistida. O cenário acima fica claro em situações nas quais os processos incluem apenas algumas telas e que, às vezes, pelo volume da operação atual, já ocupa o tempo integral de uma ou mais pessoas.

Incluir as demais fases de avaliação abaixo em projetos simples, tratando-os como projetos mais complexos, pode ser contraditório, visto que RPA apresenta credenciais de entrega de soluções ágeis.

O processo é dividido em 4 fases, que incluem o planejamento da sua empresa e a preparação das partes envolvidas. Acompanhe:

Fase 1: elenque as necessidades internas da empresa

Uma implementação bem-sucedida começa por encontrar os processos em sua empresa que poderiam se beneficiar do RPA. Para começar, realize uma avaliação de alto nível de quais processos e tarefas são bons candidatos para a robotização.

Além disso, essas ferramentas devem oferecer resultados mensuráveis para que você possa comparar o antes e o depois da implementação do RPA em relação ao custo, às oportunidades criadas e ao aumento de eficiência resultante.

Esse passo inicial determina quais áreas se beneficiarão mais ao mudar para o RPA. Isso será o ponto de partida para discussões internas com as partes interessadas para despertar interesse e obter direcionamentos.

Mais importante ainda, essa fase inclui demonstrações de tecnologia por fornecedores de RPA selecionados para servir como prova de conceito.

Uma vez que você delineou o escopo para aplicar essa tecnologia, o próximo passo crucial é definir os objetivos da iniciativa RPA. É importante obter o acordo de todos os gestores sobre os objetivos do projeto, que determinam os papéis do projeto, as responsabilidades e os planos para as fases restantes.

Aqui estão listadas as principais tarefas da fase um:

  • conduzir pesquisas sobre serviços RPA e as capacidades de fornecedor;
  • identificar detalhes do projeto;
  • elencar membros e responsabilidades da equipe do projeto;
  • plano de projeto / governança / riscos;
  • definir objetivos do projeto;
  • informar periodicamente as partes interessadas para orientação e direção estratégica;
  • revisar um conjunto preliminar de processos para fazer cases de uso e documentar os benefícios da robotização;
  • identificar lista preliminar de candidatos e fornecedores de software do RPA.

Fase 2: selecione um fornecedor

A fase dois envolve as etapas para selecionar um provedor de RPA, começando por obter informações sobre os requisitos técnicos e os critérios de avaliação. O processo de seleção, muitas vezes, é uma oportunidade para que os fornecedores mostrem como eles atendem aos seus requisitos.

Durante essa fase, aperfeiçoe sua estratégia de compras convidando os fornecedores de RPA (que atendem à sua lista de requisitos técnicos e critérios obrigatórios) para participar de apresentações no local. Muitos fornecedores concordarão em demonstrar a aplicação de RPA aos processos selecionados como prova de conceito.

Essas apresentações no local devem incluir uma demonstração técnica com foco específico na funcionalidade a ser otimizada ou no processo que o RPA está substituindo — para que você possa avaliar as diferentes soluções.

Em seguida, selecione um fornecedor baseado no que melhor se ajustou aos seus requisitos técnicos, à apresentação na sua empresa e à prova de conceito. Muitos fornecedores de RPA realizarão a configuração e o teste para você, enquanto outros venderão licenças “bot” e ensinarão a implementá-las.

Essas serão suas principais tarefas na fase 2:

  • estabelecer requisitos de processo, critérios de avaliação de fornecedores e requisitos de tecnologia — por exemplo, direitos de acesso e sistemas de origem (necessários para apoiar a iniciativa);
  • desenvolver e emitir um pedido de proposta para fornecedores selecionados;
  • avaliar as respostas (critérios obrigatórios / requisitos técnicos) para selecionar provedores elegíveis para serem convidados para a apresentação no local e a demonstração técnica do processo de aquisição;
  • executar apresentações no local com fornecedores designados e utilizar a proposta financeira dos fornecedores selecionados para criar o caso comercial da RPA;
  • implementar o piloto do fornecedor mais bem avaliado.

Fase 3: implemente o piloto

Essa fase inclui as atividades necessárias para preparar e executar a solução RPA selecionada. Nessa etapa, você precisa garantir que seus recursos de capital humano sejam treinados e estejam prontos para executar o plano de implementação.

Essa etapa também envolve o suporte e o teste do ambiente de TI. Além disso, as atividades de implementação precisarão ser documentadas, rastreadas e concluídas de acordo com o plano inicial.

A Fase 3 inclui a facilitação do piloto para as áreas de processo selecionados na fase 1 e 2. Durante esse passo, você explorará a robotização de ponta a ponta para mostrar toda a extensão da tecnologia RPA.

Se ocorrerem erros, agora é o momento de aprimorar e fazer modificações finais antes da revisão das partes interessadas. Assim, esse momento estabelece as bases para futuros modelos operacionais para uma transição suave para a estratégia RPA de longo prazo definida na Fase 1 e gerenciada na Fase 4.

São tarefas da etapa 3:

  • apoiar o gerenciamento do projeto de implementação detalhado;
  • determinar requisitos adicionais, se houver, necessários para suportar o piloto;
  • executar o piloto com o fornecedor selecionado;
  • mitigar quaisquer problemas resultantes, conforme necessário;
  • finalizar seu business case.

Fase 4: gerencie o ciclo de vida do RPA

Agora é a hora de lançar sua solução RPA bem-sucedida. A Fase 4 inclui o lançamento inicial do seu RPA, bem como o planejamento do sucesso contínuo do seu software RPA por meio da manutenção proativa.

Sua estratégia deve incluir um modelo de governança, um modelo operacional, uma estrutura organizacional e uma estratégia de gerenciamento de mudanças de sua solução RPA. Suas principais tarefas são:

  • colocar o modelo estratégico final em vigor;
  • determinar o modelo operacional, a governança e o sistema de priorização de processos;
  • fazer a gestão do plano de gerenciamento e de comunicação de mudanças em curso.

Com todas essas informações, você deve ter notado que um RPA pode ser uma solução definitiva para a otimização dos processos da sua empresa. Com ele, você não precisa atualizar seus sistemas para outros mais pesados e complexos. O RPA é uma solução definitiva, que aproveitará todo o legado dos seus sistemas atuais.

Dessa forma, em vez de contratar um ERP que faz tudo, você pode aproveitar a sua ferramenta de CRM e integrá-la com os sistemas de pagamento e de cadastro de clientes. Assim, você não precisa mais se preocupar em ter a tecnologia mais recente e mais completa de gestão empresarial!

Basta investir em um bom RPA e contratar novos sistemas à medida que uma demanda real surgir. É ou não é um excelente investimento?

Você imaginava que uma ferramenta simples como um RPA (Robotic Process Automation) seria capaz de tudo isso? Provavelmente não! Por isso, assine a nossa newsletter para ficar em dia com as novidades sobre as mais importantes inovações da área de TI para os negócios!

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