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A robotização de processos corporativos é uma tecnologia que tem conquistado o mercado atual. Essa ferramenta é capaz de trazer ganhos nunca vistos em otimização de processos. Ao utilizar robôs digitais para manipular a interface dos sistemas legados que você já utiliza, o RPA entrega uma integração de dados completa e pode substituir a mão de obra humana em diversas funções, como inserção e cruzamento de dados nos sistemas de gestão, interação com o cliente, geração de relatórios etc.

Em uma introdução, é simplesmente resumir as mais diversas possibilidades que a robotização traz. Por isso, preparamos um post muito completo e informativo para que você saiba exatamente o que é o RPA, como implementá-lo na sua empresa, quais são os benefícios e qual é o futuro da ferramenta. Esperamos que você aproveite a leitura.

1. O que é a robotização de processos corporativos?

A automação de processos robóticos (RPA) é uma aplicação que permite aos funcionários de uma empresa configurar um software de computador — ou, mais precisamente — um “robô” para capturar e interpretar aplicações já existentes para processar uma transação, manipular dados, desencadear respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.

Qualquer empresa que use mão de obra em grande escala para o trabalho geral do processo de informação, na qual as pessoas realizam funções de processamento de alto volume, aumentará suas capacidades e economizará tempo e dinheiro com o software de robotização.

Assim como os robôs industriais refizeram a indústria de manufatura criando taxas de produção e de qualidade melhoradas, os “robôs” de RPA estão revolucionando a forma como pensamos e administramos os processos de negócios, processos de suporte de TI, processos de fluxo de trabalho, infraestrutura remota e trabalho de back-office. O RPA fornece maior precisão, menor tempo no ciclo dos produtos, além de um aumento global de produtividade, uma vez que remove as pessoas de tarefas tediosas e repetitivas. Além disso, a tecnologia de RPA pode ser aplicada especificamente a uma ampla gama de indústrias.

Automação do processo

Tecnologias como o software de automação — que imita as etapas de um processo baseado em regras objetivas e imutáveis sem comprometer a arquitetura de TI existente — são capazes de executar consistentemente as funções prescritas por seus programadores, mas apenas isso, visto que não tem a capacidade de aprendizado.

A automação de processos pode acelerar as tarefas de back-office em finanças, compras, gerenciamento de cadeia de suprimentos, contabilidade, atendimento ao cliente e recursos humanos, incluindo entrada de dados, emissão de pedidos, criação de credenciais de acesso on-line ou processos de negócios quaisquer que exijam um colaborador operando o sistema.

Suporte e gerenciamento de TI

Processos automatizados no gerenciamento remoto de infraestruturas de TI podem investigar e resolver problemas para trazer uma velocidade de processamento mais rápida. O RPA pode melhorar as operações da mesa de atendimento e o monitoramento de dispositivos de rede. A separação da escalabilidade de recursos humanos permite que uma empresa lide com demanda de curto prazo sem recrutamento extra ou treinamento de outros colaboradores.

Assistente automatizado

Como no software de reconhecimento de voz ou assistentes automáticos on-line, os desenvolvimentos em como as máquinas processam linguagem significam que o RPA pode fornecer respostas a funcionários ou clientes em linguagem natural e não em código de software. Essa tecnologia pode ajudar a conservar recursos para grandes centros de atendimento e para centros de interação com clientes.

2. Qual a diferença entre robotização e automação?

Muitas vezes, quando a palavra “robô” é usada, as pessoas naturalmente imaginam uma figura humanoide feita de metal e outros componentes mecânicos. Felizmente, o conceito de automação de processos robotizados não envolve humanoides sentados em cadeiras, trabalhando. Pelo contrário, o RPA é realmente apenas um produto de software que pode interagir com aplicativos em nome de trabalhadores humanos.

O RPA, em última instância, significava tornar os trabalhos mais fáceis para as pessoas, uma vez que não as substituíam completamente. Soa bastante como a automação de processos? Então, qual é a diferença?

Primeiro, vamos adotar uma abordagem mais aprofundada sobre o que é RPA e como funciona. O RPA recebe o nome da tecnologia “robô” que o conduz. Essa tecnologia pode ser programada para executar tarefas rotineiras e repetitivas que antes eram manipuladas por seres humanos. Digamos que um trabalhador de escritório gasta 2-3 horas por dia em tarefas repetitivas e maçantes, como a entrada de dados ou o processamento por lotes. O RPA poderia ser programado para lidar com essas tarefas sem a necessidade de entrada humana. Em vez da visão de um robô substituindo aquele trabalhador humano, o mais correto seria pensar que ele está ajudando esse colaborador. Afinal, as horas poupadas com tarefas repetitivas podem ser gastas com tarefas mais nobres que demandam a criatividade humana.

Enquanto tanto o RPA como a automação de processos operam sob conceitos similares, a diferença geralmente é a forma como cada um é usado, bem como a sua complexidade. Atualmente, a automação de processos robotizados é principalmente usada mais extensivamente em um nível de usuário final. Por exemplo, os trabalhadores de escritório leigos em soluções de TI podem aproveitar o RPA para muitas das tarefas do dia a dia. Isso pode aumentar significativamente sua produtividade, permitindo que eles se concentrem em funções de trabalho mais críticas que não podem ser automatizadas.

A forma mais simples de visualizar a diferença entre automação e RPA é pensando na seguinte situação: uma empresa roda com dois sistemas diferentes um ERP e um software de gestão fiscal. Cada um desses sistemas é automatizado: eles fazem cálculos e organizam dados sem o auxílio humano, rodam análises e geram relatórios. Porém, você terá muita dificuldade em fazer esses sistemas interagirem entre si (e com outros sistemas). Afinal, eles não foram pensados para integração. Então, haverá sempre a necessidade de um funcionário realizar a ponte entre eles, inserindo manualmente os dados.

O RPA substitui justamente essa função de inserir os dados manualmente. Esses robôs atuam da “mesma forma” que o usuário humano, interagindo com a interface de cada sistema e fazendo a ponte entre eles. Assim, não é mais necessária a mão de obra física para executar essas funções; tudo estará robotizado em um software no mundo digital. E o melhor: o RPA não mexe na estrutura dos softwares existentes, ele simplesmente manipula a interface imitando as ações humanas.

Essencialmente, pode-se dizer que o RPA é a automação para o usuário final, enquanto a automação necessita de um público mais especializado. Ambos são projetados para melhorar a eficiência, aumentar a produtividade e reduzir os custos, mas a maneira como eles são usados ​​é um pouco diferente. Como dissemos, a automação de processos robotizados pode ser integrada com sistemas legados existentes para aprimorar ainda mais as operações, em um nível básico ou mais sofisticado. Já a automação não aproveita muita coisa desses sistemas e você provavelmente terá um custo extra para integrar as ferramentas.

3. Como implementar a robotização de processos na sua empresa?

1. Avaliar

Na fase de avaliação, investigamos os processos que podem ser automatizados. Infelizmente, ainda não são todos os processos que podem ser robotizados (mas estamos caminhando para isso). Então, algumas perguntas devem ser feitas para descobrir quais serão os alvos do RPA:

  • O processo é repetido várias vezes ao dia?
  • Com um alto grau de previsibilidade?
  • Trata-se de dados estruturados?
  • O processo é interorganizacional ou está dentro de um departamento?

Também avaliamos critérios-chave, como KPIs e fatores críticos de sucesso para a implementação do RPA. Todos eles devem ser elencados antes da implementação, caso contrário você não saberá se a solução tecnológica realmente melhorou os processos da sua empresa. Além disso, não existem critérios universais! Você deverá descobrir o que você quer otimizar e elaborar seus KPIs e fatores críticos a partir das suas necessidades mais importantes.

2. Aprovar

A segunda fase — a fase de aprovação — é intensa em termos de esforço e mobilização de pessoal, pois é durante essa etapa que se faz um acordo sobre os processos a serem automatizados. Quando é alcançada uma decisão sobre qual processo automatizar primeiro, ele deve passar por uma investigação completa e uma documentação completa.

Depois de documentar o processo em detalhes, também faremos o design do processo futuro — aquele que será feito com o robô. Ele parecerá diferente porque algumas das interações e atividades humanas são realizadas pelo robô. A colocação da tabela de processos atual ao lado de outras com os processos já robotizados ajudará a visualizar como a introdução do robô alterará o processo.

3. Design

Na fase de design, você analisa os processos e começa a avaliar o fornecedor de software que melhor atende aos critérios descritos no caso comercial. Diferentes softwares têm vantagens diferentes que podem ser mais adequadas às necessidades das organizações e às demandas futuras. Quando essa escolha for feita, adquiriríamos a licença do fornecedor preferido.

Durante essa fase, você estabelece os processos críticos elencados anteriormente e fecha o negócio. É, então, uma questão de projetar o robô. Esse estágio termina com o teste do robô. Ele deve primeiro ser destinado a ganhos rápidos — atividades em processos que não agregam valor, mas levam tempo e esforço. Com iterações ágeis, o robô será programado para aumentar o nível de automação.

É um processo iterativo e várias iterações são realizadas, até o robô estar bem ajustado. Quando o robô imita o comportamento dos usuários em um grau muito alto e quando todas as exceções foram programadas, ele pode estar pronto para a liberação.

4. Implementar

Implementar o robô é a parte emocionante. O robô agora é lançado em um ambiente de trabalho real, imitando o comportamento de um empregado. Quando instalado, cabe ao setor comercial ou de TI monitorar o robô e lidar com quaisquer exceções. Se houver mudanças no processo, o robô pode ter que ser reprogramado e a responsabilidade do negócio é fazê-lo (se eles tiverem o conhecimento de programação) ou levá-lo à atenção da TI.

Depois de estar em operação, é hora de medir o quão produtivo e o impacto do negócio. O processo é mais rápido? Ganhou-se tempo? Economizam-se recursos? Isso aumenta as receitas?

4. Quais são as vantagens e os benefícios da robotização de processos?

Qualidade consistente

Ao contrário de trabalhadores humanos, os robôs produzem resultados sem variação de qualidade. Assim, uma vez que você tenha otimizado um fluxo de trabalho específico com o RPA, você pode ter certeza de que ele fornecerá a mesma qualidade aos seus clientes com grande consistência, dia a dia.

Produção mais rápida

Como os robôs podem trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana, eles fazem mais trabalho em um determinado período de tempo. Em contrapartida, os trabalhadores humanos geralmente trabalham 8 horas por dia, 5 dias por semana e fazem pausas regulares e têm várias semanas de férias pagas anualmente. Além disso, como os processos automatizados são altamente eficientes e otimizados para resultados específicos, os robôs podem trabalhar mais rápido do que os seres humanos fazendo exatamente o mesmo trabalho na mesma quantidade de tempo. Por exemplo, um robô pode preencher um formulário de entrega em menos de um segundo, enquanto um humano leva vários minutos para realizar o mesmo resultado.

Custo mais baixo

Os robôs exigirão investimentos em algum grau, seja de tempo de colaboradores com planejamento e testes de avaliação ou em termos financeiros — especialmente no início de um projeto. Mas, uma vez que um robô foi desenvolvido e instalado em produção, o custo de funcionamento é relativamente baixo. Curiosamente, um estudo chegou à conclusão de que, a longo prazo, o custo de um robô é 1/3 do custo de um empregado de baixo custo. Essa economia é, naturalmente, ainda maior se você usar um robô para substituir um empregado local de alto custo.

Monitoramento e análise do processo aprimorados

Tudo o que um robô faz pode ser gravado e medido com grande detalhe. Isso significa que você pode analisar um processo automatizado em profundidade muito maior do que o mesmo trabalho realizado por humanos. Você também pode usar o monitoramento de processo fino para modular o processo em tempo real e, assim, tomar melhores decisões — tudo que é muito mais difícil ao gerenciar uma força de trabalho humana.

Melhor satisfação do cliente

Se o seu processo automatizado gera consistentemente alta qualidade em um curto espaço de tempo, isso significa que seus clientes receberão melhores produtos em um curto prazo, o que aumentará a satisfação do cliente e melhorará a reputação da sua empresa.

Escalabilidade rápida

É muito mais rápido e mais fácil comprar robôs novos do que contratar e treinar novos trabalhadores. Então, uma vez que seu processo automatizado seja rentável, você pode escalar para alcançar novos mercados com facilidade e rapidez. A automação também facilita o manejo de picos e quedas em demanda. Em vez de contratar e treinar trabalhadores temporários, você só precisa modular um processo de produção automatizado com base nos níveis de demanda.

Melhora as métricas de desempenho da empresa

O RPA oferece atualizações avançadas de processos operacionais e garante a viabilidade a preços mais acessíveis, o que não é possível com as operações manuais. Com o apertar de um botão, o relatório automatizado é gerado, cortando várias etapas que costumavam levar uma quantidade significativa de tempo quando realizada por humanos.

Essas métricas prontamente disponíveis permitem uma visão instantânea das tendências que afetam imediatamente o negócio. Também permite que os executivos tomem decisões informadas, que, no passado, precisavam ser feitas de maneira bem clara.

5. Afinal, qual é o futuro da robotização de processos?

Em um relatório recente intitulado “Tecnologias disruptivas: avanços que transformarão a vida, os negócios e a economia global” pela empresa de consultoria de gerenciamento McKinsey & Company, os analistas preveem que as tecnologias de automação terão um impacto econômico entre US$ 5,2 e US$ 6,7 trilhões até 2025. As tecnologias que acompanham essa tendência incluem a aprendizagem de máquinas e o Big Data.

Os desenvolvimentos já avançados do RPA levantam uma das maiores questões no campo da automação: o que se espera dos próximos desenvolvimentos nas tecnologias RPA? Quais são as perspectivas de futuro do RPA? Como as empresas vão implementar o RPA nos próximos anos e o que isso significará para o futuro de uma variedade de indústrias? Com tudo isso em mente, vamos explorar o que o futuro do RPA parece como resultado do surgimento e crescimento da Internet das Coisas (IoT) e dos serviços de nuvem.

IoT

A Internet das Coisas consiste em vários dispositivos — smartphones, TVs, carros, dispositivos portáteis, equipamentos industriais — com conectividade com a internet e a capacidade de comunicação entre pessoas e sistemas. Como parte da IoT, dispositivos conectados à internet permitem o aumento da geração de dados não estruturados, também denominados Big Data.

Com a assistência do RPA, a IoT e a conectividade 24/7 dos dispositivos revolucionarão os processos de negócios, trazendo patamares elevados de otimização da eficiência operacional. Mais especificamente, o RPA pode contribuir para a análise de Big Data e descobrir conhecimentos comerciais valiosos. Por exemplo, os robôs de software do RPA registram suas próprias ações na automação de entrada de dados, processamento de reivindicações ou otimização de linhas de produção, bem como o tempo necessário para concluir essas tarefas. O RPA também é capaz de monitorar as atividades on-line dos consumidores, tomando nota de como eles usam seus dispositivos eletrônicos ou interagem com outros usuários nas mídias sociais.

Mais importante ainda, porém, o RPA tem o potencial de analisar esses conjuntos de dados. Examinando o Big Data mais de perto, o RPA pode expor padrões de negócios que não eram anteriormente evidentes. A ferramenta pode indicar onde existem ineficiências e estrangulamentos nos processos operacionais, ajudando a informar o planejamento operacional de uma empresa e o orçamento financeiro. Com o crescimento significativo que se espera da IoT no futuro, as habilidades do RPA trabalharão para gerir melhor a gestão de dados.

Serviços de nuvem

Como já vimos, o RPA fornece às empresas uma riqueza de informações, bem como um aumento geral nos processos digitais que geram dados através dos dispositivos conectados à internet. Ainda assim, as plataformas RPA, particularmente os robôs de software que calculam as etapas do processo, requerem energia computacional para analisar esses dados. As melhorias na tecnologia da nuvem estão se tornando cada vez mais valiosas a esse respeito à medida que mais e mais poder computacional é disponibilizado em instalações descentralizadas em todo o mundo. A nuvem fornece acesso sob demanda para armazenamento ilimitado e fora do local para Big Data. Ela também fornece o poder computacional para analisar dados sem que as organizações tenham que alocar seus próprios servidores locais e adquirir computadores poderosos.

Ao aumentar drasticamente seus recursos de computação por meio da nuvem, as empresas podem automatizar processos cada vez mais complexos. Como resultado desses desenvolvimentos previstos, as tecnologias RPA estão posicionadas para se tornarem ainda mais integradas com os serviços da nuvem no futuro. Muitos setores confiam na alta disponibilidade de sistemas possibilitada por meio da computação em nuvem para manter seus processos de automação. Embora a automação permitida pelo RPA possa, é claro, continuar a ser entregue como um pacote de software no local, mover os processos de negócios para servidores remotos como parte da nuvem permitirá que muitas empresas obtenham maior produtividade e eficiência operacional do que já foi possível no passado.

A robotização de processos corporativos representa o futuro do desenvolvimento da digitalização dos negócios. Hoje em dia, perdemos muito em eficiências ao alocar funcionários valiosos em tarefas simples e que podem ser executadas por robôs. Assim, ao implementar o RPA, sua empresa ganhará processos mais eficientes e rápidos sem implicar necessariamente em demissões de funcionários. Afinal, você poderá alocá-los em funções mais nobres e que demandam um maior poder criativo e um capital intelectual maior. Com isso, sua empresa será capaz de crescer rapidamente e ganhar uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes de mercado. É isso o que tem demandado a 4ª Revolução Industrial, cujas tendências sua empresa não pode negligenciar.

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