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As visões de um mundo mecanizado floresceram bem antes de existir o termo “automação de processo“. Em filmes e propagandas, esses “cérebros eletrônicos” apenas apareciam em ambientes ordenados, vigiados por indivíduos bem-vestidos e que pareciam não ter nada para fazer, a não ser olhar as luzes olhar as luzes em um painel, caso acontecesse uma emergência.

No entanto, a realidade era bem diferente, a maioria dos supervisores de sala de máquinas trocariam sua última caixa de cartões de perfuração por um “cérebro eletrônico”, que pudesse agendar e gerenciar empregos, lidar com eventos inesperados e resolver problemas de desempenho. Esse mesmo problema ainda acontece hoje. Então, é aí que as operações automatizadas de computador e processos entram.

As operações tornaram-se um monstro que precisou ser alimentado constantemente e para o qual foi necessário criar estruturas administrativas inteiras. Com isso, veio a burocracia e a natureza das pessoas que levaram um sistema propenso a erros, resultando em mais despesas, regras, processos, compliance e, naturalmente, o aumento de complexidade dentro do ambiente corporativo. A situação estava fora de controle e algo tinha que ser feito.

Necessidade de automação de processos

As questões que envolvem a automatização de processos no computador estão na complexidade dos vários sistemas operacionais, bancos de dados, comunicações e outros softwares em uso como CRM e discador. Como cada componente era independente, eles tinham que ser manualmente integrados e controlados pela equipe de Operações.

A contínua necessidade de pessoas para realizar tarefas complexas e de trabalho intensivo levou os desenvolvedores de software a começarem a desenvolver o software de operações automatizado atual. O número e a largura de produtos cresceram consideravelmente para abranger agendamento, gerenciamento de mensagens de console, interações com os colaboradores da empresa quando estes realizam julgamentos e tomam decisões, backup e recuperação, ajuste de desempenho e muito mais.

Benefícios da automação de processos

Dadas as ferramentas certas, automatizar as operações pode ser surpreendentemente fácil para sua empresa colher grandes benefícios. Veja alguns deles:

1 – Dificuldade de integração entre sistemas e processos

Cada empresa enfrenta uma pressão para aumentar sua lucratividade. Uma abordagem é reduzir custos, mas diminuir as capacidades do centro de computação afetará negativamente toda a empresa.

A automação de processos é uma abordagem melhor e mais inteligente para contenção de custos e redução.

Criar uma ligação entre os sistemas compatível com o processo da empresa, demanda muitas vezes um backlog de alteração nos sistemas a serem integrados, pois irá incluir ou alterar rotinas por anos estabilizadas em produção, o que demandará processos de testes para garantir a compatibilidade da nova versão.

Uma alternativa para este cenário é o uso de RPA (Robotic Process Automation) como a plataforma iCaptor, que possui um viés não disruptivo, pois utiliza uma abordagem diferente que é usar o que esta disponível agora, da mesma forma que um humano esta fazendo atualmente. Assim todo o processo de operação que captura, interpreta e transaciona dados entre o sistema realizado por pessoas e de forma mecanizada, pode ser executado por uma força virtual de trabalho.

Outra oportunidade também é aumentar o serviço ao cliente (usuário final), enquanto reduz sistematicamente os custos. Uma vez automatizando as transações entre sistemas com robôs, estas pode ser acionadas até mesmo pelo cliente final, que interage em plataformas e portais pela Web através de canais digitalizados e que antes precisavam cair numa linha de operação de atendimento. Com isso, agora podem ser eles mesmos os protagonistas e resolverem seus problemas online.

Muitos serviços de atendimento ao cliente, possuem deficiência em atendimentos, como longas filas de espera e atendimento demorado, entre outros. Esta péssima reputação é causada pelos inúmeros sistemas do contratante que o operador de atendimento precisa navegar, antes de responder ou resolver algumas solicitações dos clientes. Nesse momento surge famosa frase: “desculpe, senhor hoje o sistema está lento!”.

Esta complexidade pode ser resumida em simples chamada de API para acionamento das automação no modelo RPA, gerando um impacto substancial em TMA (Tempo Médio de Atendimento) que reduzirá os custos da empresa, bem como um aumento dos indicadores de satisfação do cliente, que terá um atendimento sem filas, rápido e eficiente, com focado totalmente no problema do cliente.

2 – Produtividade

À medida que as demandas de produção da organização crescem, surgem outras preocupações, como capacitar novos colaboradores quando o nosso processo demanda uso de diversos sistemas, regras, compliance e SLAs.

A dor de cabeça aumenta naturalmente com o crescimento da empresa, assim é hora de questionar o operacional e as regras. Assim, devemos refletir se é possível transferir estas atividades para automações com robôs.

Precisamos levar em consideração as atividades realizadas como tabulações, cálculos em planilhas, simulações, captura externa de dados e solicitações de aprovações. Encontre tudo que pode ser transferido para processos automatizados, deixando a equipe enxuta e totalmente focada em análise, julgamento e decisões, tarefas estas que trarão resultado rápido para a empresa.

Imagine que a produção triplicará com uma solução de RPA (Robotic Process Automation) como a plataforma iCaptor. O resultado será uma escalabilidade rápida com a adição de robôs que aumentarão a força virtual de trabalho e responderão aos novos desafios da empresa. Assim, a empresa cresce em escala e com custo fixo, já que recursos operacionais de TI (CPU, memória, rede e armazenamento) não são custos marginais.

3 – Disponibilidade

As empresas estão continuamente mais dependentes de seus computadores. Os negócios diários são rotineiramente conduzidos por meio digitais, como entrada de pedidos, reservas, instruções de montagem e ordens de envio, entre outros. Se os sistemas não estiverem disponíveis, a empresa sofre e perde rendimento.

A taxa de disponibilidade de serviços (sistema na Web ou até mesmo interno) é fator de escolha na hora de contratar ou adquirir um software. Porém, a realidade é outra quando sistemas ou serviços públicos, que fogem do controle da organização são demandados para complementar o processo de negócio, ficam indisponíveis, interrompem a operação e afetam os resultados.

A robotização destes processos com uso de RPA, traz uma ferramenta importante para resolução desta problemática. Os robôs são resilientes, tentam infinitamente realizar as transações nos sistemas envolvidos no processo de negócio, por meio de regras de tentativas e reagendamento automático da própria plataforma. Ou seja: sem equipe parada, pois agora é por conta dos robôs fazer o trabalho operacional, enquanto o time é redirecionado para atividades mais importantes.

Transformação digital vem com a automação de processos

Do ponto de vista de gerência, confiabilidade, disponibilidade, produtividade, desempenho e redução de custos, a plataforma de RPA, como a solução iCaptor, é um caminho para trazer resultados rápidos e com baixo impacto de mudança.

Automatizar individualmente as transações em um sistema com robôs e depois orquestrá-los através de fluxos automatizados de produção, eleva a capacidade da empresa, gero um crescimento sem dores e diminui custos marginais. Além disso, também digitaliza o seu negócio, torna-o mais competitivo e cria novas oportunidades de oferta de serviços.

 

Ainda tem dúvida sobre como reduzir a dificuldade de integração entre seus sistemas e processos? Entre em contato com nossos especialistas e peça nosso auxílio para iniciar a transformação digital em sua empresa.

 

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