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Você já sabe o quanto os custos operacionais da empresa impactam no preço dos produtos e serviços, e como consequência, na lucratividade como um todo. Por isso, é tão importante saber como reduzir os gastos da organização e ficar atento aos benefícios que esse processo pode gerar para o negócio.

Com este artigo, você vai entender a importância redução de custos para empresa na qual você trabalha e descobrirá algumas ações que podem te ajudar nessa empreitada. Vamos lhe contar, também, como a tecnologia pode se tornar uma aliada na diminuição dos gastos empresariais e qual a relação entre a rotatividade de colaboradores e os custos da empresa.

Após a leitura deste guia completo, você será capaz de planejar os próximos passos para otimizar custos e melhorar a competitividade da firma. Preparado? Vamos começar!

Como funcionam os custos de uma empresa?

O primeiro passo para atuar na redução de custos é entender com profundidade como eles funcionam e se organizam. É exatamente isso que vamos te explicar agora. Acompanhe!

Custo é diferente de investimento

Toda organização possui diversos gastos com materiais de escritório, salário de colaboradores, treinamentos, matéria-prima, estrutura, entre outros. Porém, cada um deles possui uma função específica e, por isso, devem ser tratados de maneira diferente dentro da empresa. Existem dois grandes grupos de gastos na organização: os custos e os investimentos.

Custos

Os custos são aqueles gastos utilizados mais diretamente para a produção de mercadorias ou execução de um serviço prestado. Dessa forma, a matéria-prima, contas de energia elétrica ou aluguel e salário de colaboradores são gastos que fazem parte dessa categoria. Apesar de serem essenciais para a produção de bens, esse gastos só retornam para a empresa quando o cliente consome o produto. Portanto, são considerados como custos.

Investimento

Quando a empresa adquire um novo equipamento ou ferramenta, ou gasta recursos no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, ela está realizando um investimento. Pois, apesar de haver um gasto financeiro, ele está sendo utilizado para aumentar os recursos da organização.

Afinal, um funcionário qualificado gera mais e melhores resultados para a empresa, agregando valor à organização e aumentando a sua lucratividade no futuro. Um novo equipamento também é considerado um investimento, uma vez que aumenta o potencial produtivo da empresa.

Os custos podem ser fixos ou variáveis

Entre os custos da empresa, existe também uma distinção entre custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que não mudam, independente do volume da produção ou da quantidade de serviços executados. O aluguel do espaço físico ou o salário dos colaboradores são exemplos desta categoria.

Já os custos variáveis dependem da quantidade de produtos produzidos ou de serviços realizados. Quanto maior a produção, mais matéria-prima a organização gasta, por exemplo.

O processo de redução de custos em um negócio deve ser realizado de maneira estratégica, sem prejudicar a qualidade dos serviços e produtos ou os processos internos da organização. Portanto, entender essas diferenças na gestão de custos da empresa é essencial para que você possa identificar em quais setores ou atividades haverá redução de custos, assim como quais ações podem ser implementadas nesse sentido.

Por que reduzir custos é importante?

A redução de custos pode gerar mais benefícios do que você imagina! Os custos operacionais das atividades da empresa têm um impacto direto no preço dos produtos, e em um mercado cada vez mais globalizado e competitivo, os clientes se encontram numa posição onde têm mais opções, tornando-se mais exigentes em relação à acessibilidade de qualidade da mercadorias e serviços. Sendo assim, para se manter competitiva, é essencial que a empresa trabalhe um preço coerente com a realidade da sua área de atuação. A redução de custos se mostra como uma excelente aliada nesse processo.

Dessa forma, você cria um novo diferencial de mercado, aumentando a vantagem competitiva em relação aos concorrentes do negócio. A empresa ganha em competitividade, o que garante saúde financeira e crescimento a longo prazo. E, como você já deve saber, quanto mais a empresa cresce e se destaca, mais você também pode crescer profissionalmente com ela.

Além disso, a redução de custos aumenta o faturamento e lucratividade do negócio. Com isso, a organização passa a contar com mais capital disponível para realizar investimentos com retorno a longo prazo, tanto em relação aos equipamentos e infraestrutura quanto para o aprimoramento dos colaboradores.

Portanto, tanto você quanto a empresa só tem a ganhar com a redução de custos operacionais. Mas esse processo deve ser realizado com cuidado. Demitir colaboradores, reduzir a qualidade dos produtos ou diminuir o ambiente físico da organização podem não ser as melhores estratégias para o negócio — e muito provavelmente não são.  

É importante que o processo seja contínuo e derivado de um planejamento prévio das ações, assim como deve estar inteiramente conectado aos objetivos estratégicos e de longo prazo da empresa. Para isso, leia agora as nossas dicas para reduzir custos de maneira positiva e sustentável!

Quais são as principais dicas para uma empresa reduzir custos?

Faça uma boa gestão financeira

Comece fazendo um levantamento de todos os custos operacionais da sua empresa, sejam eles fixos ou variáveis. Para isso, anote tudo — mesmo as pequenas coisas. Com isso, você será capaz de identificar despesas desnecessárias e planejar melhor os gastos.

Para uma gestão financeira de qualidade, é importante que você crie um planejamento financeiro eficaz e coerente com a realidade da organização. Faça previsões de gastos e da receita dos próximos meses. Coloque metas de redução de custos e acompanhe com periodicidade o cumprimentos dos seus objetivos.

Realizar um mapeamento de processos pode lhe ajudar nesse aspecto. Isso porque, além de identificar os gastos, você poderá reconhecer quais os recursos necessários para realização de cada uma das atividades do negócio. Assim, será possível focar no que é estratégico para que a empresa alcance seus objetivos, realocando recursos de onde há um gasto maior do que o necessário.

Utilize metodologias para controlar o estoque

Estoque com baixo índice de giro ou parado por muitos meses significa perda de dinheiro, visto que além de ser um capital inativo, esses materiais ocupam um espaço na organização que poderia estar sendo utilizado de maneira mais estratégica.

Portanto, busque metodologias de gestão de estoque que sejam adequadas à realidade da empresa e passe a utilizá-las. Dessa forma, você evita perda de mercadorias que possuem prazo de validade e movimenta de forma mais dinâmica o capital da organização.  

Economize nas contas

Contas de água, luz e telefone podem ser um grande problema quando falamos em redução de custos, já que trata-se de recursos que podem gerar um desperdício significante quando usados de maneira indevida. Então, economizar nesse aspecto é uma estratégia importante para manter a saúde financeira da empresa. Para tanto, é essencial a criação e o desenvolvimento de uma cultura de redução de custos na organização que envolva todos os colaboradores. Afinal, são eles dispõem dos recursos e precisam utilizá-los de maneira adequada.

Converse com a sua equipe e explique a importância do engajamento de todos na redução de custos operacionais. Deixe claro qual o papel de cada um no processo e peça sugestões de pontos que podem ser melhorados. Valorize a opinião deles e estude a possibilidade de colocar em prática os pontos abordados.

Faça parcerias

Parcerias estratégicas são uma ótima forma de reduzir custos na empresa. Você pode se unir a outras organizações para compra de materiais em maior quantidade, o que provavelmente vai garantir um preço mais baixo na aquisição desses produtos.

Além disso, é possível encontrar empresas dispostas a divulgar a sua marca e seu produto em troca de outros serviços. Dessa forma, você atrai mais clientes, aumentando a sua lucratividade, e economiza custos com estratégias de marketing.

Pesquise preços e negocie contratos

Muitas empresas gastam muito dinheiro a aquisição de materiais ou contratos de serviços que podem ser negociados. Faça uma pesquisa dos preços de produtos utilizados na organização e tente negociar descontos, no caso de pagamentos à vista ou para compras em grande quantidade. Além disso, revise os contratos de serviços como internet e telefone.  Pode ser que o plano contrato esteja inadequado à realidade da sua empresa, o que gera gastos desnecessários.

Você pode, por exemplo, ter um contrato de internet com velocidade maior do que a necessária para a realização das atividades da sua empresa. Ou um pacote de telefonia inadequado às suas necessidades comerciais — como ter um pacote que dá desconto em ligações interurbanas sendo que os seus colaboradores precisam ligar para números locais. Tudo isso gera custos que podem — e devem — ser cortados.

Foque no que é estratégico e corte gastos desnecessários

O copo descartável que os funcionários usam para tomar café pode parecer um gasto insignificante. Porém, quando você analisa o valor total no fim do ano, esse tipo de custo tem um impacto maior do que você imagina nas finanças do negócio. O mesmo acontece com as impressões desnecessárias  ou desperdício de material de escritório, por exemplo.

Portanto, invista em alternativas econômicas e sustentáveis. Você pode, por exemplo, distribuir canecas para que os seus colaboradores tomem café diariamente. Além disso, é importante que incentivar práticas mais econômicas como utilizar os dois lados da folha para imprimir documentos e arquivos, além da boa prática de imprimir somente o que for realmente necessário — mais do que reduzir os gastos, essa ação é um cuidado a mais com o meio ambiente.

Realize a manutenção e renovação de equipamentos

Equipamentos estragados podem prejudicar a produtividade dos seus colaboradores, além de gerar custos com troca de peças ou até da máquina como um todo. Dessa forma, investir na manutenção preventiva do patrimônio aumenta a vida útil desses recursos, se mostrando como uma ótima estratégia de redução de custos para a empresa.

O investimento em equipamentos mais modernos e tecnológicos também pode ser um grande aliado na diminuição dos seus gastos. Isso porque eles possuem ferramentas mais modernas, que melhoram a produtividade da sua equipe. Ademais, por serem mais novos, exigem menos gastos com manutenção e troca de peças.

Repense a jornada de trabalho

A Reforma Trabalhista, que entrou em vigor em novembro de 2017, permite maior flexibilização da jornada de trabalho. Com isso, você pode criar, em conjunto com a sua equipe, formas de trabalho que sejam mais adequadas às necessidades da organização e à realidade do colaborador.

Uma das possibilidades é o investimento em home office, que foi regulamentado nessa última alteração da legislação. Essa modalidade de trabalho permite que os funcionários trabalhem fora da sede da empresa, o que pode ter impacto positivo na produtividade e possibilita uma economia com os custos de transporte.

Se sua equipe realiza muitas horas extras, você também pode investir na criação de um banco de horas. Assim, podem ser negociadas horas de folga ao invés do pagamento pela hora extra trabalhada, aumentando o valor da folha de pagamento da empresa.  

Como o RPA pode ajudar na redução de custos?

O uso da tecnologia é outro grande aliado na redução de custos da empresa. Ela permite a automação dos processos, diminuindo a carga de trabalho operacional da equipe, além de reduzir a possibilidade de erro humano — que gera atrasos na produção e desperdício de materiais e energia dos colaboradores.

Maior capacidade de adaptação e respostas automatizadas 

Nesse aspecto, o que existe de mais novo na automação de processos é o Robotic Process Automation (RPA). Esse software é um tipo de inteligência artificial que permite a realização de tarefas de forma automática e padronizada. A grande inovação desse sistema é sua grande capacidade de adaptação, a partir de uma tecnologia mais avançada e sofisticada que permite à própria ferramenta tomar decisões e adaptar-se a novas necessidades e situações.

Para entender melhor, imagine que você escolheu utilizar o RPA em uma esteira de produção que possui uma velocidade ideal de funcionamento. Caso a velocidade aumente devido a fatores externos, o RPA é capaz de identificar o erro e ajustar o funcionamento da esteira sem a necessidade de intervenção humana. Um software tradicional apenas avisa o problema a um colaborador, que precisa ajustar a velocidade manualmente.

Com isso, há uma melhoria na performance, uma vez que os seus colaboradores podem focar em tarefas mais estratégicas, e também na produtividade, já que temos uma redução da possibilidade de erro humano tanto na produção quanto na gestão.

Adequação aos mais diferentes modelos de negócio

Outra vantagem é o fato de o RPA não ser um sistema restrito à utilização em indústrias. Ele pode ser utilizado em diversos tipos de empresa por ser uma inteligência adaptável às necessidades de cada organização.

Nesses casos, ele pode servir como um aliado à gestão empresarial, atuando na compilação, armazenamento e análise de dados gerados pela organização. Esse sistema é capaz de armazenar dados de maneira segura e confiável e manipula-los, transformando essas informações em conhecimentos úteis que embasam a tomada de decisão estratégica no negócio.

Além disso, ele identifica processos ineficientes e atua na correção dessas atividades antes que elas gerem maiores prejuízos para a organização. O RPA registra todas as atividades realizadas com precisão, facilitando o acompanhamento de indicadores e rastreamento do processo.

Tudo isso melhora a gestão e execução de atividades dentro da sua empresa, reduzindo custos e possibilitando um planejamento financeiro com mais qualidade e coerência.

O que é escalabilidade e qual a sua relação com a redução de custos?

Agora que você já sabe algumas maneiras de reduzir os custos operacionais da empresa, imagine a possibilidade de crescer sem aumentar os gastos. É isso que propõe o modelo de escalabilidade de negócios! Conheça mais sobre este conceito:

O que é escalabilidade

Basicamente, escalabilidade é o potencial de crescimento do negócio, ou seja, é a capacidade de expandir sem aumentar as despesas proporcionalmente ao crescimento.

Como você percebeu, grande parte das despesas de uma empresa vêm da folha de pagamento e infraestrutura. Portanto, a escalabilidade propõe que a empresa cresça sem precisar aumentar muito — ou até nada — o tamanho físico e a quantidade de pessoas empregadas. É exatamente aí que essa característica se alinha com a redução de custos.

Os princípios da escalabilidade

Para ser escalável, o produto ou serviço oferecido deve gerar valor para o consumidor por meio de uma operação simplificada. Isso significa que o processo para produzir o produto ou executar o serviço oferecido é o mais simples possível, o que permite que a empresa faça muito utilizando poucos recursos. Além disso, ele deve ter o potencial de ser ensinável e repetível, o que possibilita que seja reproduzido sem grandes dificuldades.

Como tornar a empresa escalável

Geralmente, a escalabilidade faz parte do plano de negócios de uma empresa antes mesmo da sua abertura. O fundador, na hora de planejar o produto ou serviço a ser oferecido, identifica uma necessidade de mercado que pode ser suprida de maneira escalável. Porém, mesmo que o negócio da empresa na qual você trabalha não tenha sido pensado dessa maneira, é possível transformá-lo em escalável por meio do investimento em tecnologia.

Simplificar o processo por meio da utilização de softwares ou sistemas de automação — como o RPA — aumenta o potencial de escalabilidade da empresa. Dessa forma, é possível ampliar as fronteiras de vendas sem, necessariamente, aumentar os custos com a ampliação física e de pessoal da organização.

Qual a relação entre a diminuição de custos e o turnover?

O que é turnover e a sua relação com a redução de custos

Outro aspecto extremamente importante na redução de custos é o índice de turnover da empresa. Turnover — ou rotatividade — é um indicador que mostra o número de funcionários contratados e demitidos em um determinado período de tempo. Ele é calculado pela fórmula:

Turnover = [(número de contratações + número de demissões) / 2] / (número total de funcionários no último mês x 100)

Essa fórmula resulta em uma porcentagem que indica a rotatividade de colaboradores na empresa. Índices acima de 5% são preocupantes e merecem atenção, pois contratar e demitir funcionários é um processo caro, uma vez que envolve pagamento de encargos trabalhistas, gastos com rescisão de contrato, execução de um processo seletivo e treinamento de novos funcionários.

Além disso, uma alta rotatividade tem grande impacto na produtividade dos seus colaboradores, já que envolve um período de adaptação do novo funcionário e prejudica o clima e o ambiente organizacional devido à troca. Assim sendo, o turnover aparece como um indicador importante de ser acompanhado para uma política de redução de custos eficiente.

Como diminuir o índice de turnover

Para diminuir o seu índice de turnover é importante investir em um setor de gestão de pessoas que atue como parceiro estratégico do negócio. Muitos profissionais deixam o emprego devido a conflitos com superiores ou colegas que poderiam ser resolvidos com processos de RH eficientes.

O clima organizacional, ambiente de trabalho e a possibilidade de crescimento na empresa também têm grande influência no índice de rotatividade da organização. Além disso, demissões podem estar relacionadas a problemas no processo seletivo, que culmina na contratação de profissionais desalinhados aos valores organizacionais. Também existe a possibilidade de insatisfação dos colaboradores com a realização de trabalhos muito operacionais. Isso faz com que eles sintam que a empresa não os valoriza e que os seus talentos e habilidades não estão sendo aproveitados da melhor forma possível.

Portanto, o investimento no setor de recursos humanos é um outro aspecto essencial para uma redução de custos eficiente na sua empresa. Reduzir o turnover ajuda a economizar gastos com demissão e contratação de colaboradores, além de aumentar a produtividade dos funcionários que fazem parte do negócio.

Com este guia, você está pronto para criar uma excelente política de redução de custos na empresa, potencializando os resultados, aumentando a competitividade da organização e a probabilidade de sucesso do negócio. Comece a colocá-las em prática hoje mesmo, invista em tecnologia e escalabilidade para garantir o crescimento sustentável da organização. 

Para o sucesso da sua estratégia de redução de custos, é fundamental entender um pouco mais sobre automatização de processos e como ela pode auxiliá-lo nas ações de redução de custo. Preparamos um e-book com as principais vantagens e informações imperdíveis sobre o assunto, leia agora mesmo, é gratuito!

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