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Lidar com a decisão de reduzir os custos dentro de uma empresa é bastante trabalhoso. Como uma forma de tentar solucionar rapidamente, é comum o empreendedor pensar em realizar cortes dentro da empresa. Porém, diante de tantas operações, é preciso cautela e analisar o que precisa ser eliminado para não prejudicar o andamento da organização.

Felizmente, ao utilizar a solução RPA (Robotic Process Automation), é possível automatizar todo o processo, identificar atividades desnecessárias que podem ser eliminados e consequentemente, aumentar os lucros da empresa.

Dito isso, quais estratégias os empresários precisam adotar para ajudar na redução de custos na empresa? Confira no post as 6 dicas a seguir:

1. Dê preferência a manter funcionários

A demissão de um funcionário envolve um alto custo, pois é necessário lidar com os processos burocráticos dos direitos trabalhistas.

Para evitar gastos como estes, é necessário cautela na hora de recrutar profissionais. Defina muito bem o perfil adequado para as vagas, para isso, avalie e prefira selecionar aqueles que aparentam entender o valor da empresa, e se encaixem com as diretrizes do seu negócio.

Além de diminuir o número de demissões dos funcionários, a equipe será composta apenas por profissionais qualificados e interessados no trabalho, por esse motivo, tenderão a ser mais produtivos.

2. Mantenha o estoque planejado

O mau gerenciamento do estoque, à primeira vista parece não trazer consequência alguma. Porém, caso o empresário não tome alguma decisão, pode trazer problemas maiores a longo prazo.

Dentre eles, podemos citar o custo de armazenagem por ocupar o local físico, que poderia comportar algum outro item com maior demanda. Nos piores casos, a empresa pode perder a mercadoria por conta do seu prazo de validade ou por defasagem.

Uma forma de resolver essas questões é utilizar um bom sistema para cuidar do seu estoque.

Utilizando a ferramenta é possível verificar os itens que possuem maior número de pedidos e por isso, devem receber maior investimento, evitando assim o problema de falta do estoque.

3. Automatize os serviços e processos

Como dito no tópico anterior, um sistema com tecnologia RPA pode facilitar muito os processos de uma empresa. A comunicação entre o estoque e o fornecedor se torna automática, dispensando o uso de pessoas na atividade.

Ela é muito útil em tarefas que possuem grande demanda e são repetitivas, como dar baixa no produto após realizar a venda ou então na emissão da nota fiscal, por exemplo.

Veja mais vantagens a baixo:

Elimine erros humanos

O avanço tecnológico possui a grande vantagem de eliminar por pessoas. Utilizando tecnologia RPA – Robotic Process Automation, os processos continuam sendo realizados da mesma forma, porém por softwares robôs, que imitam ações humanas agindo sobre telas de sistemas, preservando processos, regras de compliance e margem zero de erro.

Em uma média mundial, a cada 100 etapas de atividades repetitivas um humano comete 10 erros. Algumas destas falhas podem gerar prejuízos graves no financeiro da empresa ou algum ruído com a marca, o que geralmente leva-se tempo para recuperar.

Mantenha a companhia ativa

Dentro de determinadas companhias, alguns processos se mantêm ativos durante todos os dias, sem descanso algum.

Em uma situação onde é necessário por exemplo: acompanhar o processo de pedido, olhar estoque, enviar comprovante, verificar pagamentos e tomar alguma decisão caso o pagamento não seja aprovado, tudo isso manualmente. Se torna uma atividade desgastante.

Com a ajuda da novidade, todos os processos citados são realizados por softwares de automação com RPA durante todos os dias da semana, trazendo a máxima eficiência e utilizando melhor o tempo, sendo inviável para uma pessoa.

Complemente o ambiente

Possuindo a habilidade de acessar dados de diferentes fontes, como sistemas legados, sistemas externos e ERP, a implementação do RPA não necessita de uma reformulação nos processos existentes.

Uma empresa pode, por exemplo, usar a tecnologia para resolver o problema que vinha enfrentando com a reposição de estoque por exemplo. Ela torna a comunicação entre a empresa e o fornecedor mais prático, porque elimina o problema de integração das informações.

Saiba o lucro da empresa

Sabemos o quanto é elevado os custos dos impostos e tributos pagos pelas empresas brasileiras. Por esse motivo, é necessário estar atento aos resultados financeiros da organização.

A utilização de softwares robôs pode manter todas as posições financeiras atualizadas para os gestores e executivos manterem um controle mais rígido da operação e tomarem as decisões corretas no tempo certo, independente de período ou volume.

Em muitas empresas estas visões dependem do trabalho extenuante de importações de faturas, conciliações bancárias, coleta e consolidação de dados em diversos sistemas etc, atividades que geralmente são direcionadas para Backoffices ou BPO (Business Process Outsourcing), os quais possuem um alto custo de provisionamento de pessoas para atender picos de demandas e nem sempre respondem no tempo ideal.

 

4. Tire o proveito do home office

O assunto tem sido grande destaque nos últimos anos e pode causar estranhamento para algumas pessoas. Porém, este tipo de serviço tem sido adotado por muitas empresas no mundo todo e se tornado cada vez mais presente no Brasil.

Essa escolha pode ser um grande diferencial para o colaborador, com a flexibilidade, ele poderá executar as tarefas em sua própria residência, sem se preocupar com trânsitos e atrasos para chegar a tempo no trabalho, trazendo maior motivação para o funcionário.

Além disso, o empresário poderá reduzir diversos custos dentro da companhia como redução no uso de copos descartáveis, aluguel de salas, energia elétrica e outros gastos que somados podem fazer uma grande diferença para o bolso da empresa.

5. Escolha bem os fornecedores

É comum alguns gestores manterem parceria com apenas um fornecedor. Porém, essa atitude por fazer com que ele deixe de conhecer boas oportunidades de expandir o seu negócio com outros fornecedores.

Depois de um tempo, o provedor pode ficar acomodado e não estar disposto a negociar, diminuindo a margem de lucro da empresa. Por esse motivo é necessário ficar atento ao mercado, ter uma conversa com diferentes provedores, para não ficar dependente deles. Mesmo que não ocorra, é interessante consultar os preços e fazer a comparação para ver qual oferece as melhores condições para o seu negócio.

O poder da barganha é essencial durante uma negociação para a redução de custos. Seja com o atual ou um novo fornecedor.

É interessante também pesquisar quais são os abastecedores de seus concorrentes. Pode ser que eles tenham os materiais que sua empresa precisa, por um preço muito mais acessível.

Contudo, é importante manter a qualidade do produto, independente da troca do provedor. Reduzir a qualidade para tentar aumentar o lucro é uma péssima ideia, antigos clientes deixarão de comprar e os novos não sentirão confiança. Por isso, é preciso avaliar o custo x benefício na hora de escolher os fornecedores.

6. Faça o bom uso de aplicativos

Hoje em dia é habitual as pessoas utilizarem aplicativos em seus celulares para resolver as tarefas pessoais.

O que elas não sabem, é que há diversas opções de aplicativos que podem ajudar também na rotina profissional de uma equipe. Como a possibilidade de compartilhar tarefas, planilhas e documentos de texto, como no Google Drive, ou ferramentas que ajudam a organizar cronogramas e outras atividades corriqueiras de uma empresa.

Outro recurso interessante é o Crowdsourcing. São sites onde as pessoas divulgam seus serviços autônomos e freelancers (este último, mais comuns nas áreas da tecnologia). A grande vantagem é de contratar o profissional apenas para uma determinada tarefa, sem a necessidade de passar pelo processo burocrático de contratação.

 

Essas são algumas mudanças que podem ajudar você a reduzir os custos da sua empresa. Alguns detalhes podem passar despercebidos, entretanto, com uma visão estratégica, é possível observar o que pode ser alterado (e economizado), sem alterar o funcionamento e os resultados da organização.

Ainda está em dúvida em como a automação pode fazer a diferença em relação à redução de custos na empresa? Leia nosso artigo sobre o tema!

 

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