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Desenvolver um projeto de BPO (“Business Process Outsourcing”, criação de fluxo de trabalho) é aquele tipo de missão complexa que exige análise e planejamento prévio para evitar erros e desvios ao ser implementado.

Inclui, ainda, o gerenciamento de atividades e processos que deverão identificar, combinar, unificar e administrar cada passo do projeto. Como não se perder em meio a tantos detalhes e exigências?

Em alguns casos, por conta da complexidade de um dos sistemas utilizados na empresa, é quase impossível integrar todas as funções e serviços em um único banco de dados.

Provavelmente os sistemas devem ser de fornecedores distintos e com propósitos diferentes. Entretanto, de acordo com a operação, será necessário compartilhar dados entre eles para automatizar o expediente e manter o banco de dados atualizado.

Há recursos que não devem ser ignorados e que desembaraçam a integração de sistemas e suas informações.

A tecnologia proporciona soluções simples e inteligentes para trazer rapidez às integrações.

A integração dos dados que alimentam diversos sistemas com uma plataforma, como a RPA (“Robotic Process Automation”, Automação de Robótica de Processos), propicia baixo investimento com altos ganhos de performance.

Motivos para criar um fluxo de trabalho

O BPO tem como benefícios uma gestão eficaz e controle de produtividade, acesso a informações adequadas com maior precisão e fidelidade, organização de documentos, identificação, análise e controle de falhas, aumento da eficiência operacional e redução de custos operacionais, entre outros.

Com o uso da automação de processos todo o esforço dispensado na busca de informações de outros sistemas, assim como os custos são eliminados.

A manutenção também se reduz e sobra tempo para trabalhar em novos projetos e focar na estratégia da organização.

Existem diferentes opções para integrar informações entre sistemas. Podemos exportar ou importar dados de maneira automática ou manual e síncrona (transferência em tempo real) ou assíncrona (transferência que não exige taxa de bits constante).

O melhor caminho dependerá a avaliação técnica da operação e sua finalidade.

Faça tudo com tranquilidade

O uso de APIs aliados ao RPA proporciona agilidade aos projetos e elimina a ocorrência de falhas no fluxo de trabalho.

Conceituando, API (“Application Programming Interface”, Interface de Programação de Aplicativos) é o conjunto de instruções e padrões de programação para acesso a um aplicativo ou software e permite a integração de diversos sistemas.

Entre estas interfaces, o API Manager é responsável por gerenciar tudo o que um API Gateway (sendo uma grande porta de entrada para dados nos sistemas) redireciona para a filtragem de tráfego entre os sistemas.

Com isso, é possível controlar a versão do sistema, criar dashboards (painel de controle) de acesso, filtrar dados na entrada, mecanismos de segurança e limitação de acesso a determinados recursos da plataforma conforme suas responsabilidades.

A plataforma é formada por aplicações “robôs” que automatizam procedimentos repetitivos.

Trabalhe com arquiteturas diferentes

Quando se trata da implantação do ERP (“Enterprise Resource Planning”, Planejamento de recurso corporativo), algumas vezes, a organização opta por não contratar todos os módulos do sistema.

O motivo se deve pela decisão de manter sistemas legados que, mesmo sendo antigos e desatualizados, atendem a algumas demandas internas.

Durante o processo de implementação do BPO, o ERP precisará receber as informações dos sistemas legados.

A integração destes sistemas utilizando a plataforma RPA, como a solução iCaptor, é o fator chave para trazer resultados à organização. Os problemas causados pelos antigos sistemas, como sua dificuldade de manutenção, serão eliminados.

A RPA também é facilmente integrável ao uso de chatbots (softwares de resposta automática), sem precisar de muito investimento e projetos complicados.

A combinação entre estas tecnologias e a disponibilização de sua interface em um portal na internet proporciona atendimentos em horários e dias quando a equipe de atendentes não está disponível.

Além disso, adianta alguns passos no processo de atendimento, eliminando ligações desnecessárias para o contact center.

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